Les documents de location à remettre par le bailleur

Documents annexes au bail

Documents sur l’appartement

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

  • Notice d’information
  • État des lieux d’entrée fait lors de la remise des clés
  • Attestation d’assurance contre les risques locatifs que le locataire a obligation de souscrire
  • Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L’extrait porte sur la destination de l’immeuble: Correspond à ce pour quoi un immeuble a été construit. Par exemple : usage d’habitation, usage professionnel ou usage mixte (immeuble d’habitation abritant également des locaux professionnels)., la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part: Fraction de la part des parties communes rattachée à un lot (appartement, local commercial, parking, cave…) selon, entre autres, la situation et la superficie de ce lot attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
  • Si le logement est situé dans une zone d’habitat indigne, le propriétaire (ou l’agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d’obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d’y déposer une déclaration contre récépissé. L’autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

DDT

Aux termes de l’article 3-3 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :

Quittances de loyer

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande. Avec l’accord du locataire, le propriétaire (ou l’agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

Si le locataire ne paie qu’une partie du loyer, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

À noter

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Justificatifs de charges

Le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
  • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d’information sur les conditions de chauffage et de production d’eau chaude collectifs

Durant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

À savoir  

D’autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :

  • Si l’immeuble est doté d’un dispositif d’individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d’eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d’eau chaude sanitaire.
  • Si le contrat de fourniture d’eau n’est pas individualisé, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d’eau et les informations sur la qualité de l’eau reçues de la commune ou de l’EPCI: EPCI : Établissement public de coopération intercommunale compétent.

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