Quitus et approbation des comptes en copropriété : quelles différences ?

Dans une copropriété, le syndic est chargé de la gestion administrative, financière et technique de l’immeuble. Il doit rendre compte de sa gestion aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. Deux résolutions importantes sont soumises au vote lors de cette réunion : l’approbation des comptes et le quitus au syndic.

La question de la délivrance du “quitus” est traditionnellement soumise à l’approbation des assemblées générales de copropriétaires. Bien que largement répandue en pratique, cette opération est largement ignorée par la loi du 10 juillet 1965, qui se concentre principalement sur l’approbation des comptes.

Cependant, il est important de ne pas confondre cette dernière avec le “quitus”, car bien que ces deux événements nécessitent une information complète et loyale de la part du syndicat, leurs objectifs respectifs sont différents. Étant donné les conséquences potentielles importantes du “quitus”, qui peut à la fois ratifier des actes dépassant les pouvoirs du syndic et le décharger de responsabilité.

Quelle est la différence entre ces deux notions ? Quelles sont les conséquences juridiques de chacune d’elles ? Faut-il donner quitus au syndic ? Quels pièges à éviter ?

Cet article vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

I. – Approbation des comptes

L’approbation des comptes du syndicat des copropriétaires emporte seulement constatation de la régularité comptable et financière des comptes.

1° Objet

L’approbation des comptes est une résolution obligatoire lors de l’assemblée générale de copropriété. Elle permet d’approuver l’exercice comptable qui vient de s’achever, c’est-à-dire les dépenses et les recettes de la copropriété sur une période donnée (généralement un an).

2° Formalités

Une obligation légale

En application des articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, le syndicat des copropriétaires approuve les comptes de l’exercice clos.

Article 2 du Décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

a) Présentation des comptes

Le syndic doit présenter aux copropriétaires les documents comptables suivants :

  • le compte de gestion général et le compte de gestion pour opérations courantes ;
  • le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles ;
  • l’état des dettes et des créances ;
  • le budget prévisionnel ;
  • l’annexe 1 du décret du 14 mars 2005 qui récapitule les charges, les produits et le résultat de l’exercice.

Ces documents doivent être joints à la convocation à l’assemblée générale et respecter les règles comptables applicables aux copropriétés.

b) Procédure d’approbation par l’assemblée générale

L’approbation des comptes se fait à la majorité simple des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés, ainsi que ceux ayant voté par correspondance (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). L’abstention n’est pas prise en compte.

Le vote se fait par résolution distincte pour chaque exercice comptable. Il peut être précédé d’un débat ou d’une vérification des comptes par un conseil syndical ou un commissaire aux comptes.

c) Recours

Les copropriétaires qui contestent l’approbation des comptes disposent d’un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale pour saisir le tribunal judiciaire (article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965).

Le recours peut porter sur :

  • la régularité formelle de l’assemblée générale (convocation, ordre du jour, quorum, majorité…) ;
  • la régularité matérielle des comptes (erreurs, omissions, irrégularités…) ;
  • la répartition des charges entre les copropriétaires.

3° Conséquences de l’approbation des comptes

L’approbation des comptes du syndicat des copropriétaires, qui doit être votée chaque année, a pour unique objet de constater la régularité comptable et financière du syndicat. Elle ne vaut:

  • ni quitus donné au syndic (Civ. 3e, 6 juill. 1994, n° 89-16.212),
  • ni approbation implicite de travaux irréguliers (Civ. 3e, 17 janv. 2007, n° 05-17.119),
  • ni approbation des comptes individuels des copropriétaires.

a) Vis-à-vis du syndicat des copropriétaires

L’approbation des comptes a pour effet de :

  • valider la régularité et la conformité des comptes présentés par le syndic ;
  • constater le solde créditeur ou débiteur de chaque copropriétaire ;
  • autoriser le syndic à procéder au règlement du solde ou à la répartition du trop-perçu ;
  • limiter la responsabilité du syndic aux seuls éléments comptables portés à la connaissance des copropriétaires.

L’approbation des comptes ne signifie pas pour autant que les copropriétaires renoncent à tout recours contre le syndic. Ils peuvent encore contester :

  • la répartition individuelle des charges, s’ils démontrent l’existence d’erreurs ;
  • les dépenses non votées ou non conformes aux décisions de l’assemblée générale ;
  • les fautes de gestion du syndic qui ne relèvent pas du domaine comptable.

b) Vis-à-vis des comptes individuels des copropriétaires

L’approbation des comptes a pour effet de :

  • rendre les comptes individuels des copropriétaires définitivement opposables, sauf erreur matérielle ;
  • permettre au syndic de recouvrer les charges impayées par les copropriétaires débiteurs ;
  • permettre au syndic de rembourser les copropriétaires créditeurs ou de reporter le trop-perçu sur les appels de fonds suivants.

Approbation  des  comptes et contestation des charges

Un copropriétaire ne peut contester les charges qui lui sont réclamées, sur la base de comptes définitivement approuvés, que pour non-conformité de la répartition

Faut-il voter “pour” à l’approbation des comptes ?

Le Syndic est obligé de présenter annuellement ses comptes, ce qui permet de considérer qu’un refus d’approbation des comptes qui ne se fonderait sur aucun motif sérieux pourrait être considéré comme fautif. Cette situation est le reflet du droit commun du mandat au sein duquel il est admis qu’en miroir de l’obligation pour le mandataire de présenter ses comptes existe l’obligation pour le mandant de les approuver dès lors qu’ils le justifient.

Si aucune irrégularité formelle ou anomalie comptable n’apparait, il est conseillé de voter “POUR” à l’approbation des comptes.

Pour quels motifs attaquer en nullité une approbation de comptes ?

La résolution d’approbation des comptes ne peut être remise en question que pour des raisons liées directement aux comptes. Cela peut se produire :

  • lorsque les documents comptables ont été établis de manière irrégulière (par exemple, des documents comptables qui ne distinguent pas les différentes catégories de charges)
  • ou lorsque les copropriétaires n’ont pas pu les consulter selon les conditions prévues par l’article 11-I, 1°, du décret du 17 mars 1967. Cet article stipule que l’état financier du syndicat et son compte de gestion général doivent être notifiés en même temps que l’ordre du jour, et ces documents doivent être présentés avec une comparaison des comptes de l’exercice précédent approuvé.

En revanche, les juges n’ont pas à vérifier la validité des résolutions ou des actes à l’origine des dépenses. Ainsi, le fait que des travaux dont les dépenses sont mentionnées dans les comptes soient litigieux n’affecte pas la validité de la résolution approuvant les comptes.

Autrement dit, l’approbation des comptes emporte seulement constatation de la régularité comptable et financière des comptes du syndicat.

La comptabilité du syndicat des copropriétaires reflète les opérations ou les variations qui y sont enregistrées. Le syndic ne peut pas omettre, dans les comptes annuels, une dépense faite au nom du syndicat, même si elle a été décidée de façon irrégulière. Sinon, les comptes seraient irréguliers car ils ne correspondraient pas à la réalité des opérations comptables.

L’approbation des comptes concerne uniquement la gestion comptable, contrairement au quitus qui vaut approbation de la gestion du syndic et qui implique donc la validation, par le syndicat, des actes accomplis par son syndic. Les actions menées par le syndic sans autorisation de l’assemblée générale, quand elle est nécessaire, sont ainsi validées par le vote lui accordant quitus. Elles ne le sont pas par le vote approuvant les comptes, qui n’a pour but que de vérifier la régularité comptable et financière des comptes du syndicat dès leur engagement juridique. Le syndicat est lié envers ceux qui ont passé un contrat avec son représentant, et cette dépense doit figurer dans les comptes. Si ce n’est pas le cas, les comptes ne pourraient jamais être régularisés, et donc approuvés, car l’écriture n’est pas fausse, au sens comptable, l’engagement de la dépense ayant bien eu lieu. Le syndic n’aurait donc pas de titre pour recouvrer les charges. Et le tiers contractant ne pourrait pas être payé si le syndicat n’a pas la trésorerie suffisante.

C’est en fait par le biais de la mise en cause de la responsabilité du syndic qu’à défaut de quitus, le syndicat ou les copropriétaires peuvent demander la réparation du préjudice résultant de la charge financière qui leur incombe au titre d’une dépense non autorisée.

Cour de cassation, Chambre civile 3, 14 mars 2019, 17-26.190, Publié au bulletin : une résolution avait autorisé la réalisation de travaux de soutènement d’un chalet aux frais du syndicat, selon un devis spécifique. Le syndic, invoquant l’urgence des travaux, les avait finalement confiés à un autre entrepreneur sans l’approbation de l’assemblée générale. Six ans plus tard, le syndicat avait approuvé les comptes de l’exercice de l’année précédente, qui incluaient les dépenses liées aux travaux de soutènement. Un copropriétaire avait demandé l’annulation de cette résolution au motif que les travaux n’avaient jamais été régularisés. Les tribunaux de première instance ont rejeté sa demande en arguant que les travaux, qui étaient urgents, n’avaient pas entraîné de dépassement de budget. Le pourvoi a critiqué cette décision en soutenant que ces circonstances ne justifiaient pas l’imputation aux copropriétaires des travaux réalisés à partir d’un devis et par un entrepreneur non homologués, les travaux n’ayant jamais été ratifiés ultérieurement. La Cour de cassation n’a pas accepté cet argument. Elle a estimé que l’approbation des comptes constate seulement la régularité comptable et financière des comptes du syndicat. La décision contestée de l’assemblée générale n’a fait qu’approuver les comptes de l’exercice précédent, qui incluaient les dépenses litigieuses, et la Cour d’appel a correctement déduit qu’elle n’était entachée d’aucune irrégularité.L’assemblée générale n’ayant fait qu’approuver les comptes de l’exercice précédent comprenant la dépense inhérente aux travaux litigieux, effectivement engagée, cette décision n’était entachée d’aucune irrégularité susceptible d’entraîner sa nullité.

4° Conséquences du refus d’approbation

Le refus d’approbation des comptes a pour effet de :

  • maintenir la comptabilité de la copropriété dans le domaine du provisoire ;
  • empêcher le syndic de procéder au règlement du solde ou à la répartition du trop-perçu ;
  • empêcher le syndic d’engager des poursuites contre les copropriétaires débiteurs ;
  • maintenir la responsabilité du syndic pour tous les éléments comptables contestés.

Le refus d’approbation des comptes n’a pas pour effet de :

  • remettre en cause le mandat du syndic ou ses fonctions ;
  • empêcher le syndic de procéder aux appels de fonds provisionnels correspondant au budget prévisionnel ;
  • empêcher le syndic de présenter à nouveau les comptes lors d’une prochaine assemblée générale.

II. – Quitus du syndic

1° Objet

Le quitus est une résolution facultative lors de l’assemblée générale de copropriété. Il s’agit d’une marque de confiance accordée au syndic par les copropriétaires, qui approuvent sa gestion globale de la copropriété, au-delà des seuls aspects comptables. Le quitus porte sur tous les actes accomplis par le syndic dans le cadre de son mandat, tels que :

  • la tenue des assemblées générales ;
  • l’exécution des travaux ;
  • la souscription des contrats ;
  • le recouvrement des charges ;
  • le respect du règlement de copropriété ;

2° Décision de l’assemblée générale

Le quitus se donne également à la majorité simple des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés, ainsi que ceux ayant voté par correspondance (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). L’abstention n’est pas prise en compte.

Le vote se fait par résolution distincte pour chaque exercice comptable. Il peut être précédé d’un débat ou d’une vérification de la gestion du syndic par un conseil syndical ou un commissaire aux comptes.

Le quitus peut être donné sans réserve, c’est-à-dire que le syndic est déchargé de toute responsabilité dans sa gestion de la copropriété, ou avec réserve, c’est-à-dire que le syndic reste responsable pour certains actes précisés par les copropriétaires.

3° Effets du quitus

a) Vis-à-vis du syndicat

Le quitus a pour effet de :

  • exonérer le syndic de sa responsabilité pour les actes de gestion qu’il a accomplis ;
  • empêcher le syndicat de demander des comptes au syndic ou de le poursuivre en justice pour ces actes ;
  • renforcer la confiance entre le syndic et le syndicat.

Le quitus donné au syndic de copropriété entraîne ratification par l’assemblée de tous les actes dont elle a eu connaissance, même s’ils excédaient les pouvoirs du syndic, et renonciation à critiquer l’exécution du mandat de syndic. (CA Paris, pôle 4, 2e ch., 30 oct. 2013, n° 12/11053)

Le quitus ne met le syndic à l’abri que pour les actes de gestion dont l’assemblée générale a eu connaissance et qu’elle a été à même de constater. Le quitus ne couvre pas les actes dissimulés, frauduleux ou illicites du syndic.

Ni l’approbation des comptes, étrangère à la mise en cause de la responsabilité du syndic, ni le quitus accordé à ce dernier par les copropriétaires tenus dans l’ignorance de ces omissions, ne peuvent décharger le syndic de la responsabilité encourue du fait de ces fautes de gestion.(CA Paris, pôle 4, 2e ch., 30 oct. 2013, n° 12/11053)

b) Vis-à-vis des copropriétaires

Le quitus a pour effet de :

  • lier les copropriétaires qui ont voté en faveur du quitus ou qui se sont abstenus en étant présents ;
  • empêcher ces copropriétaires d’exercer une action individuelle contre le syndic pour les actes de gestion couverts par le quitus ;
  • empêcher ces copropriétaires de se joindre à une action collective du syndicat contre le syndic pour ces actes.

Le quitus ne lie pas les copropriétaires qui ont voté contre le quitus ou qui étaient absents ou non représentés. Ces copropriétaires peuvent exercer une action individuelle ou collective contre le syndic pour les actes de gestion couverts par le quitus, dans le délai de prescription de cinq ans (article 42 alinéa 1 de la loi du 10 juillet 1965).

III. – Particularités liées au changement de syndic

Lorsqu’un changement de syndic intervient, il faut distinguer deux situations :

  • le changement de syndic a lieu en cours d’exercice comptable ;
  • le changement de syndic a lieu à la fin d’un exercice comptable.

1° Changement de syndic en cours d’exercice comptable

Lorsque le changement de syndic a lieu en cours d’exercice comptable, le nouveau syndic doit reprendre la comptabilité du syndic sortant et la présenter à l’assemblée générale suivante.

Le nouveau syndic n’est pas responsable des comptes du syndic sortant. Il doit cependant les vérifier et les contrôler avant de les soumettre à l’approbation des copropriétaires.

Le nouveau syndic peut demander au syndic sortant de lui fournir tous les documents et pièces justificatives nécessaires à la vérification des comptes. Il peut également demander au conseil syndical ou à un commissaire aux comptes de l’assister dans cette tâche.

L’approbation des comptes du syndic sortant se fait par une résolution distincte de celle des comptes du nouveau syndic. Le quitus peut être donné ou non au syndic sortant, indépendamment du quitus au nouveau syndic.

2° Changement de syndic à la fin d’un exercice comptable

Lorsque le changement de syndic a lieu à la fin d’un exercice comptable, le syndic sortant doit présenter les comptes de l’exercice écoulé à l’assemblée générale suivante.

Le nouveau syndic n’est pas responsable des comptes du syndic sortant. Il n’a pas à les vérifier ni à les contrôler. Il se contente de les transmettre aux copropriétaires avec la convocation à l’assemblée générale.

L’approbation des comptes du syndic sortant se fait par une résolution distincte de celle des comptes du nouveau syndic. Le quitus peut être donné ou non au syndic sortant, indépendamment du quitus au nouveau syndic.

Faut-il donner quitus à son syndic ?

La délivrance du quitus par l’assemblée reste une possibilité et non une obligation. Le Syndic peut d’ailleurs décider de ne pas demander de quitus.

Si l’un n’est pas tenu de le demander, pourquoi l’autre serait-il obligé de l’accorder ?

Le refus de donner quitus n’entraine pas de révocation du Syndic, pas de résiliation de son mandat, pas d’introduction d’action en justice, ni ne provoque pour le Syndic une impossibilité de poursuivre son mandat. Il ne joue que pour les actes passés.

Le refus de donner quitus est au contraire l’expression du souhait légitime du copropriétaire de conserver intacts les droits du syndicat.

Le Syndic ne devrait d’ailleurs pas à craindre une absence de quitus :

  • Soit le syndic a rempli correctement sa mission, et alors il n’a pas besoin du quitus puisque le syndicat n’a aucune raison de chercher à engager sa responsabilité ;
  • Soit le Syndic a exécuté sa mission de manière fautive, alors le syndicat a tout intérêt à préserver son droit de demander réparation.

Le Syndicat est tout à fait légitime à refuser d’adopter une décision qui est inutile dans le premier cas et dans le second aurait pour lui des conséquences néfastes.

Il est recommandé de ne pas donner quitus à son Syndic qui n’a en tout état de cause aucune obligation de le demander en premier lieu.

La distinction entre quitus et approbation des comptes

Si l’approbation des comptes et le quitus sont des décisions libératoires de responsabilité, le quitus est une approbation de l’ensemble des actes de gestion du syndic alors que l’approbation des comptes ne concerne que la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Ces deux décisions ne sont pas assimilables et doivent, par conséquent, faire l’objet de deux votes distincts. (Rép. Mourrut, JOAN du 3 octobre 2006, p. 10356)

L’approbation des comptes permet de déterminer la situation respective des parties, et cela de manière en principe définitive puisque le solde d’un compte approuvé après une discussion libre et éclairée est considéré comme intangible.

Le quitus, quant à lui, a un tout autre objet puisque sa fonction première est de décharger le mandataire de ses obligations et de l’exonérer de sa responsabilité envers son mandant.

L’approbation des comptes réalisée suite à un rapport financier vise la gestion comptable tandis que le quitus accordé par l’assemblée, suite à un rapport moral, vise les responsabilités de gestion.

La nécessité d’un vote distinct

Du fait que les deux questions abordent différents sujets, chacune d’entre elles doit être insérée à l’ordre du jour de l’assemblée et faire l’objet de débats et de votes distincts. Ainsi doit être annulée la décision d’assemblée donnant quitus au syndic alors que l’ordre du jour ne parlait que de la seule approbation des comptes. La même sanction s’applique lorsque l’ordre du jour combine dans une même question l’approbation des comptes et la décharge de responsabilité. Comme « chaque résolution proposée au vote de l’assemblée générale ne peut avoir qu’un seul objet » (Cour de cassation, Chambre civile 3, 14 janvier 2009, 08-10.624, Publié au bulletin), les deux questions du quitus et de l’approbation des comptes doivent être nettement distinguées dans la formulation de l’ordre du jour. Mais, à l’inverse, dès lors que les deux questions ont des objets différents, l’annulation de la décision approuvant les comptes ne peut pas provoquer, de plein droit, la nullité de celle déchargeant le syndic de sa responsabilité.

Conclusion

Le quitus et l’approbation des comptes sont deux notions distinctes qui ont des effets juridiques différents sur la responsabilité du syndic. L’approbation des comptes est obligatoire et porte sur la régularité et la conformité des comptes présentés par le syndic. Le quitus est facultatif et porte sur l’ensemble de la gestion du syndic, au-delà des seuls aspects comptables. Donner quitus au syndic est un acte qui doit être réfléchi et motivé, car il implique de renoncer à tout recours contre le syndic pour les actes qu’il a accomplis dans le cadre de son mandat.

Tableau récapitulatif

Voici le tableau récapitulatif des différences entre quitus et approbation :

NotionObligatoireDomaineEffetVote recommandé
Approbation des comptesOuiComptabilitéValide la gestion comptable et la régularité formelle de la comptabilité présentée, sans se prononcer sur la validité des résolutions ou des actes à l’origine des dépenses.POUR en l’absence d’anomalie comptable formelle et même si vous êtes en désaccord avec les dépenses engagées
QuitusNonGestion globaleExonère le syndic de sa responsabilité pour tous les actes de gestion connus, même au-delà de son mandat (travaux réalisés par le Syndic sans autorisation)CONTRE, même si vous n’avez pas, à ce jour, de raison d’engager la responsabilité du Syndic

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