Comment préparer l’assemblée générale de copropriété pour éviter les pièges

Les pièces à préparer

En vous aidant si nécessaire de l’extranet de copropriété (afin d’avoir des versions PDF bien scanées ou natives), il faut vous rendre à l’assemblée générale avec :

• La convocation complète avec les annexes (devis, factures, comptes)
• Le formulaire de vote à distance (afin de suivre résolution par résolution)
• Les 3 derniers PV d’AG pour suivre ce qui a déjà été voté et débattu par le passé

Selon les cas, il peut être utile de préparer également :

• Les procès-verbaux de constat réalisés
• Les rapports établis par des experts
• Les courriers de mise en demeure adressés au Syndic, au Syndicat des copropriétaires, aux autres copropriétaires ou à des tiers

La convocation à l’assemblée générale

La convocation à l’AG de copropriété

Le déroulement de l’assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale de copropriété est le moment où les copropriétaires expriment leur volonté sur les questions inscrites à l’ordre du jour. Il est donc important de bien se préparer et de connaître les règles de vote.

Qui peut participer à l’assemblée générale ?

Peuvent participer à l’assemblée générale de copropriété :

• Les copropriétaires, qu’ils soient présents ou représentés par un mandataire
• Les usufruitiers, pour les questions relatives à l’administration et à la jouissance des parties communes
• Les nu-propriétaires, pour les questions relatives à la conservation de l’immeuble et aux travaux affectant la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipement communs
• Les créanciers du syndicat des copropriétaires, avec l’autorisation du président de l’assemblée générale
• Le syndic de copropriété, qui assure le secrétariat de l’assemblée générale

Ne peuvent pas participer à l’assemblée générale de copropriété :

• Les locataires, sauf s’ils sont mandatés par un copropriétaire
• Les occupants sans titre, comme les squatteurs ou les hébergés
• Les personnes ayant un intérêt contraire à celui du syndicat des copropriétaires, comme les prestataires de services ou les fournisseurs

Comment se déroule le vote des résolutions ?

Pour chaque résolution d’assemblée générale, un copropriétaire ne peut avoir qu’un seul statut :

• Défaillant (absent)
• Participant (c’est-à-dire présent, représenté ou ayant voté par correspondance au moins pour UNE résolution de l’assemblée générale même si ce n’est pas la résolution litigieuse)
  • Exprimé
    • « Vote dans le sens de la majorité » ;
    • « Opposant » 
      • a voté contre une résolution alors que la majorité des copropriétaires a voté pour ;
      • a voté pour une résolution alors que la majorité des copropriétaires a voté contre.
    • « Abstention » : copropriétaire présent ou représenté à l’assemblée générale mais ne prend pas part au vote sur la résolution. Ce n’est pas un opposant mais un indifférent. Ne lui permet pas d’attaquer la résolution.

Quelles sont les règles de majorité applicables ?

Les règles de majorité applicables varient selon la nature des décisions à prendre. Il existe quatre types de majorité :

• La majorité simple ou majorité des voix exprimées (article 24 de la loi du 10 juillet 1965) : elle concerne les décisions relatives à l’administration courante de l’immeuble ou aux travaux d’entretien nécessaires. Elle est acquise si le nombre de voix favorables est supérieur au nombre de voix défavorables, sans tenir compte des abstentions ni des votes blancs ou nuls.
• La majorité absolue ou majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965) : elle concerne les décisions relatives aux travaux d’amélioration ou aux actes d’acquisition ou d’aliénation. Elle est acquise si le nombre de voix favorables est supérieur à la moitié du nombre total des voix du syndicat. Si cette majorité n’est pas atteinte lors du premier vote, il est possible de procéder à un second vote à la majorité simple, à condition que le nombre de présents soit au moins égal au quart des voix du syndicat.
• La double majorité ou majorité des deux tiers des voix (article 26 de la loi du 10 juillet 1965) : elle concerne les décisions portant sur la modification du règlement de copropriété ou sur la suppression du caractère collectif d’un élément d’équipement commun. Elle est acquise si le nombre de voix favorables est supérieur aux deux tiers du nombre total des voix du syndicat.
• L’unanimité ou majorité de tous les copropriétaires (article 26-1 de la loi du 10 juillet 1965) : elle concerne les décisions portant sur la modification de la répartition des charges ou sur la suppression du statut de la copropriété. Elle est acquise si tous les copropriétaires votent favorablement.

L’AG peut-elle se tenir en visioconférence ?

Selon l’alinéa 1 de l’article 17-1 A, « Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ».

Ainsi les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale soit en se rendant physiquement sur le lieu de la réunion, soit à distance en temps réel quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

En application de l’alinéa 3 de l’article 17-1 A, « les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale […] sont définies par décret en Conseil d’État ».

L’article 13-1, alinéa 1, soumet la participation des copropriétaires à l’assemblée générale « par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique » à l’accord préalable de l’assemblée générale qui décide « des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant ». L’assemblée générale a toute liberté pour déterminer les moyens permettant la mise en œuvre effective de la participation des copropriétaires à l’assemblée générale par voie dématérialisée sous réserve de respecter les exigences de l’alinéa 2 du texte qui impose que « ces supports doivent au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations ». Un copropriétaire ne peut donc pas exiger du syndic de participer à l’assemblée générale à distance tant que l’assemblée générale n’a pas décidé au préalable des modalités techniques de cette participation.

En l’absence de renvoi à une majorité qualifiée, la décision de l’assemblée générale est prise à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965 sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical.

Dès lors que l’assemblée générale aura décidé des moyens et supports techniques appropriés, l’article 13-2 du décret exige que le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par voie dématérialisée « en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale ».

Cette disposition appelle deux remarques :

• le délai de prévenance de trois jours avant la tenue de l’assemblée générale est impératif et le syndic serait en droit de refuser la participation à distance d’un copropriétaire qui n’aurait pas respecté ce délai. S’agissant de jours « francs », le délai court à compter du lendemain du jour où le copropriétaire a informé le syndic et doit être écoulé le jour de l’assemblée générale ;
• le copropriétaire doit respecter ce délai de prévenance dans le cas où il délègue son droit de vote à un mandataire qui souhaite lui-même participer à l’assemblée générale à distance. Dans ce cas, l’alinéa 4 de l’article 14 du décret de 1967 relatif à la feuille de présence, modifié par le décret de 2019 pour tenir compte des nouvelles modalités de participation à l’assemblée générale, prévoit qu’elle précise si le mandataire désigné « participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ».

Afin de protéger les droits des copropriétaires qui participent à l’assemblée générale à distance qui peuvent être confrontés à des aléas techniques en cours de la réunion, le décret du 23 mai 2019 a également complété l’article 17 du décret de 1967 relatif au procès-verbal de l’assemblée obligeant son rédacteur à mentionner « les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l’associé qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote ».

Dans ce cas, il faudra reconnaître à ce copropriétaire la qualité de « défaillant » à l’égard des résolutions pour lesquelles il n’a pas pu faire connaître son vote ce qui lui permettra de conserver son droit de recours.

Le compte-rendu de l’assemblée générale de copropriété

Le compte-rendu de l’assemblée générale de copropriété est un document essentiel pour formaliser les décisions prises lors de la réunion et les rendre opposables aux tiers. Il doit être rédigé avec soin et notifié dans les délais.

Qui rédige le procès-verbal de l’assemblée générale ?

Le procès-verbal de l’assemblée générale est rédigé par le syndic de copropriété, qui assure le secrétariat de la réunion. Il peut être assisté par un membre du conseil syndical ou par un copropriétaire volontaire.

Le procès-verbal doit être signé par le président de l’assemblée générale, qui est élu parmi les copropriétaires présents ou représentés, par le secrétaire, qui est le syndic ou son assistant, et par les scrutateurs, qui sont chargés du dépouillement des votes.

Quel est le contenu du procès-verbal ?

Le procès-verbal doit contenir les informations suivantes :

• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
• Le nom du président, du secrétaire et des scrutateurs
• La liste des copropriétaires présents, représentés ou absents, avec le nombre de voix dont ils disposent
• Le texte des résolutions soumises au vote, avec le résultat du vote pour chaque résolution (nombre de voix pour, contre, abstentions, votes blancs ou nuls)
• Les observations ou protestations formulées par les copropriétaires lors de la réunion

Les réserves : comment faire noter son opposition ?

Aux termes de l’article 17 du Décret “Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions“.

Ces réserves doivent s’exprimer au cours de l’assemblée et ne porter que sur la régularité de la décision et non sur son opportunité, sur la discussion ou sur le fond du droit.

Comment notifier le procès-verbal aux copropriétaires ?

Le procès-verbal doit être notifié aux copropriétaires dans un délai d’un mois à compter de la date de l’assemblée générale. La notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique avec accusé de réception.

La notification du procès-verbal fait courir le délai pour contester une décision prise en assemblée générale.

Quels sont les effets du procès-verbal ?

Le procès-verbal a pour effet de rendre les décisions prises en assemblée générale opposables aux tiers, c’est-à-dire aux personnes extérieures à la copropriété, comme les locataires, les fournisseurs ou les administrations.

Le procès-verbal a également pour effet d’engager les copropriétaires à respecter et à exécuter les décisions prises en assemblée générale, sauf s’ils les contestent dans le délai légal.

La contestation de l’assemblée générale de copropriété

La contestation de l’assemblée générale de copropriété est une action en justice qui vise à faire annuler une décision prise lors de la réunion. Elle doit être fondée sur un motif légitime et respecter une procédure stricte.

Qui peut contester une décision prise en assemblée générale ?

Peuvent contester une décision prise en assemblée générale :

Les copropriétaires opposants ou défaillants, c’est-à-dire ceux qui ont voté contre la décision ou qui ont été absents.

Le vote “Abstention” ne permet pas de contester l’assemblée générale

• Le syndicat des copropriétaires, s’il estime que la décision porte atteinte à ses intérêts
• Les tiers, s’ils justifient d’un intérêt à agir

Ne peuvent pas contester une décision prise en assemblée générale :

• Les copropriétaires absents ou abstentionnistes, sauf s’ils démontrent qu’ils n’ont pas été régulièrement convoqués ou informés
• Les copropriétaires favorables, sauf s’ils invoquent un vice de forme ou de fond affectant la validité de l’assemblée générale

Quels sont les motifs de contestation possibles ?

Les motifs de contestation possibles sont les suivants :

• Le vice de forme, qui concerne le non-respect des règles relatives à la convocation, à l’ordre du jour, au vote ou au procès-verbal de l’assemblée générale
• Le vice de fond, qui concerne le non-respect des règles relatives à la majorité requise, à la compétence de l’assemblée générale ou à l’objet de la décision
• L’abus de majorité, qui consiste à voter une décision contraire à l’intérêt collectif des copropriétaires ou qui porte atteinte aux droits d’un ou plusieurs copropriétaires minoritaires
• L’abus de minorité, qui consiste à empêcher le vote d’une décision conforme à l’intérêt collectif des copropriétaires ou qui bénéficie à un ou plusieurs copropriétaires majoritaires

Quelle est la procédure à suivre pour contester ?

La procédure à suivre pour contester une décision prise en assemblée générale est la suivante :

• Envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic pour lui faire part de son intention de contester et lui demander de convoquer une nouvelle assemblée générale pour revoir la décision contestée
• Saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal
• Assigner le syndicat des copropriétaires en justice et exposer les motifs de sa contestation
• Attendre le jugement du tribunal qui peut annuler, réformer ou confirmer la décision contestée

Quelles sont les conséquences d’une contestation ?

Les conséquences d’une contestation sont les suivantes :

• La décision contestée reste applicable et exécutoire tant qu’elle n’est pas annulée par le tribunal
• La contestation suspend le délai de prescription des actions en recouvrement des charges liées à la décision contestée
• La contestation peut entraîner des frais de justice et des dommages-intérêts en cas de mauvaise foi ou d’abus de droit

Conclusion

L’assemblée générale de copropriété est un rendez-vous incontournable pour la vie de l’immeuble. Elle nécessite une préparation rigoureuse et un respect scrupuleux des règles légales. Elle permet aux copropriétaires de prendre des décisions importantes pour l’entretien, l’amélioration ou la valorisation de leur patrimoine commun.

Voici un tableau récapitulatif synthétique des points essentiels à retenir sur l’assemblée générale de copropriété :

Étape	Points clés
Convocation	– Par le syndic – Au moins 21 jours avant – Avec ordre du jour et documents utiles
Déroulement	– Avec présents, représentés ou absents – Par vote à main levée, appel nominal ou bulletin secret – Selon majorité simple, absolue, double ou unanime
Compte-rendu	– Par le syndic – Dans un délai d’un mois – Avec procès-verbal signé et notifié
Contestation	– Par opposants ou défaillants – Dans un délai de deux mois – Avec lettre au syndic et assignation en justice

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’assemblée générale de copropriété ou sur tout autre sujet juridique, n’hésitez pas à me contacter.