La notification du procès-verbal d’assemblée générale de copropriété : sous quel délai ?

L’assemblée générale (AG) de copropriété est un moment clé pour la vie de l’immeuble. Elle permet aux copropriétaires de prendre des décisions importantes sur la gestion, l’entretien, les travaux ou le budget de la copropriété. Ces décisions sont consignées dans un procès-verbal (PV) qui doit être rédigé par le syndic et notifié aux copropriétaires.

Mais quel est le délai dont dispose le syndic pour diffuser le PV de l’AG ? Quelles sont les conséquences d’un retard ou d’une absence de notification ? Quels sont les recours possibles pour les copropriétaires mécontents ?

“La notification du procès-verbal d’assemblée, sans ses annexes (…) est réalisée par le syndic dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale.“

Article 42 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965

“Le délai prévu à l’article 42 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965 pour contester les décisions de l’assemblée générale court à compter de la notification de la décision à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants. (…)

La notification ci-dessus prévue doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte de l’article 42 (alinéa 2) de ladite loi. (…)”

Article 18 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967

La forme et le contenu du PV de l’AG

Un procès-verbal des décisions (compte-rendu) est rédigé pour chaque assemblée générale. Chaque procès-verbal doit être inscrit dans un registre. Le PV doit être signé à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes :

• Président de séance de l’assemblée générale
• Secrétaire
• Scrutateur(s): Personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d’un scrutin

Le PV doit mentionner les éléments suivants :

• Résultat du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale
• Noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant
• Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions
• Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote
• Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire
• La feuille de présence de l’assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.

Le registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.

Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait du procès-verbal à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Le délai et le mode de notification du PV de l’AG : 1 mois

La notification : Formalité par laquelle un acte de procédure ou une décision est porté à la connaissance d’une personne du PV aux copropriétaires est obligatoire dans certains cas.

Le PV doit être notifié à l’ensemble des copropriétaires dans un délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée. Ce délai a été réduit par la loi ELAN du 23 novembre 2018, qui a modifié l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété.

La notification du PV doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique aux copropriétaires opposants ou défaillants. Le PV doit également être mis à disposition des copropriétaires sur l’extranet de la copropriété, qui doit contenir un certain nombre de documents obligatoires selon la loi ELAN.

L’envoi simple d’une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.

La notification du PV est importante car elle fait courir le délai de deux mois pour contester une décision prise en AG. Si la notification est irrégulière ou tardive, le délai de contestation peut être prolongé jusqu’à cinq ans. Il est donc recommandé au syndic de respecter le délai d’un mois pour éviter les litiges.

Les conséquences d’un retard ou d’une absence de notification du PV

La décision non notifiée est opposable à tous les copropriétaires dès la fin de l’assemblée générale

 L’obligation de notifier le procès-verbal dans le délai d’un mois n’est assortie d’aucune sanction (Civ. 3^e, 23 sept. 2009;  Paris, 15 nov. 2001).

Le non-respect du délai de deux mois prévu par l’art. 42, al. 2, pour notifier le procès-verbal de l’assemblée n’entraîne pas sa nullité, mais influe uniquement sur le délai de contestation.  Civ. 3^e, 23 juin 2015, n^o 14-13.473).

Ainsi, l’absence de notification n’a pas pour effet de rendre la décision inopposable, mais seulement de ne pas faire courir le délai de forclusion (Paris, 4 mai 1979,  Versailles, 14 nov. 1991). 

La tardiveté de la notification du procès-verbal à un copropriétaire n’a pas d’autre conséquence juridique que de lui ouvrir, au jour de cette notification, le droit de contester dans le délai préfix de deux mois, les décisions de l’assemblée. (Civ. 3^e, 11 mars 2003, Civ. 3^e, 6 oct. 2009).

A défaut de notification, le copropriétaire dispose du délai de droit commun (cinq ans) courant à compter de la date de l’assemblée concernée pour en contester les décisions. (Paris, 19 oct. 2010)

L’absence de notification n’a pas pour effet de rendre la décision inopposable, mais seulement de ne pas faire courir le délai raccourci de contestation de deux mois. (Paris, 4 mai 1979: ; 19 sept. 1990: Loyers et copr. 1990, n^o 466 ● 14 janv. 1994: D. 1994. Somm. 124, obs. Atias ● 26 sept. 1996: Loyers et copr. 1996, n^o 491 ● 14 févr. 2008 ●  Versailles, 14 nov. 1991: JCP 1992. IV. 814.).

Les décisions de l’assemblée générale s’imposent aux copropriétaires tant que la nullité n’en a pas été prononcée, la notification avant une demande de paiement de quote-part de charge n’est pas nécessaire. (Civ. 3^e, 29 avr. 1987, n^o 85-18.656)

Une décision prise en assemblée générale, même non notifiée, s’applique dès la fin de l’assemblée générale, même sans notification du procès-verbal. Le fait d’intenter une action en nullité n’a pas d’effet suspensif.

Un procès-verbal non notifié créateur d’insécurité juridique

Cependant, cela peut avoir des conséquences néfastes pour le syndicat des copropriétaires et le syndic.

En effet, tant que le PV n’est pas notifié, les décisions prises en AG ne sont pas opposables aux tiers, comme les fournisseurs, les prestataires ou les locataires. Cela peut entraîner des difficultés pour mettre en œuvre les travaux votés, recouvrer les charges ou faire respecter le règlement de copropriété.

Par ailleurs, si le PV n’est pas notifié dans le délai d’un mois, les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d’un délai plus long pour contester les décisions prises en AG. Ils peuvent en effet agir en justice dans un délai de cinq ans à compter de la date de l’AG. Cela crée une insécurité juridique pour le syndicat des copropriétaires et peut retarder ou compromettre l’exécution des décisions votées.

Enfin, si le PV n’est pas notifié du tout, les décisions prises en AG sont nulles et non avenues. Le syndic peut alors être tenu responsable des préjudices subis par le syndicat des copropriétaires ou par les copropriétaires individuellement. Il peut être mis en cause pour faute professionnelle et être condamné à indemniser les victimes.

Les recours possibles pour les copropriétaires mécontents

Si vous êtes un copropriétaire opposant ou défaillant et que vous souhaitez contester une décision prise en AG, vous devez faire un recours auprès du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble dans un délai de deux mois à partir de la notification du PV. Vous devez impérativement vous faire représenter par un avocat et formuler un recours contre le syndicat des copropriétaires représenté par le syndic.

Vous pouvez invoquer différents motifs pour contester une décision prise en AG, comme :

• L’absence ou l’irrégularité de la convocation à l’AG
• Le non-respect de l’ordre du jour ou de la majorité requise
• L’illégalité ou l’abus de la décision
• Le vice de forme ou de fond du PV

Si le tribunal vous donne raison, il peut annuler la décision contestée et vous accorder des dommages et intérêts. En revanche, si le tribunal vous donne tort, vous pouvez être condamné à payer des dommages et intérêts pour recours abusif.

Si vous êtes un copropriétaire qui n’a pas reçu le PV dans le délai d’un mois, vous pouvez mettre en demeure le syndic de vous le notifier dans les plus brefs délais. Vous pouvez également saisir le conseil syndical ou l’assemblée générale pour demander des explications ou des sanctions à l’encontre du syndic. Vous pouvez aussi solliciter l’aide d’une association de défense des copropriétaires ou d’un médiateur de la consommation.

L’affichage dans les parties communes

Les décisions de l’assemblée générale portant sur les conditions d’occupation de l’immeuble doivent être affichées dans les parties communes : Parties de bâtiments (couloirs, chaudière, canalisation, garde-corps…) et des terrains (jardins, parcs…) affectés à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires de manière à informer tous les occupants. Exemple : travaux de toute nature.

L’affichage doit être fait dans un délai maximum d’un mois après la notification du PV aux copropriétaires opposants ou défaillants.

L’affichage doit être visible et lisible et comporter au minimum :

• La date et le lieu de l’assemblée générale
• Le nom du syndic
• Les questions inscrites à l’ordre du jour
• Les résultats des votes
• Les modalités et le délai pour contester une décision

L’affichage doit rester en place pendant au moins trois mois.