La convocation à un entretien préalable au licenciement

En cas de licenciement pour faute, la convocation à l’entretien préalable ne peut être envoyée postérieurement à un délai de 2 mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits fautifs.

Lorsqu’un salarié a un comportement fautif, l’employeur peut sanctionner le salarié en engageant une procédure de licenciement pour motif disciplinaire.

L’employeur peut décider d’une mise à pied conservatoire le temps de la procédure. Il doit informer oralement ou par écrit le salarié de sa mise à pied conservatoire.

Voici tout ce qu’il faut savoir pour rédiger une lettre de convocation sans faille.

Quel délai entre la convocation et l’entretien ?

Le délai minimum à respecter entre la convocation à l’entretien préalable et l’entretien lui-même est de 5 jours ouvrables.    

Le délai court à compter de la première présentation de la lettre au salarié, peu importe qu’il n’aille pas la chercher.

Comment calculer le délai de cinq jours ?

Voir l’article détaillé sur ce sujet qui peut paraître compliqué :

Comment calculer le délai de 5 jours entre la convocation et l’entretien préalable au licenciement ?

Quel est l’intérêt d’un entretien préalable au licenciement pour un salarié ?

C’est un préalable indispensable pour tout licenciement.

Quelles sont les mentions obligatoires dans la lettre de convocation à un entretien préalable ?

Autrement dit, quelles sont les informations qui doivent figurer dans la convocation à l’entretien préalable au licenciement pour faute grave ?

Uniquement l’objet de l’entretien

Le motif doit-il être mentionné ?

Vous n’avez pas à expliquer dans la lettre de convocation, les raisons, les motifs, qui vous poussent à envisager le licenciement du salarié. Vous pourrez le lui expliquer au cours de l’entretien préalable au licenciement (Cass. Soc. 6 avril 2016, n°14-23198).

Que se passe-t-il si le salarié est en arrêt maladie ?

Pour un salarié absent pour maladie et particulièrement s’il n’est pas médicalement autorisé à sortir, le salarié peut se faire représenter.

Qui doit signer la lettre de convocation à l’entretien préalable ?

Pour être régulière, la lettre de licenciement doit être signée par l’employeur lui-même ou par une personne de l’entreprise (ou, sous certaines conditions, du groupe) ayant reçu une délégation de pouvoir pour conclure et rompre les contrats de travail (ex. : le DRH).

Quelle mairie choisir ?

Le texte de loi ne précise pas : “Art. D. 1232-5   La liste des conseillers du salarié est arrêtée dans chaque département par le préfet et publiée au recueil des actes administratifs de la préfecture. Elle est tenue à la disposition des salariés dans chaque section d’inspection du travail et dans chaque mairie“. 

Selon la Circ. n° 92-15, 4 août 1992, art. 4Circ. DRT n° 91-16, 5 sept. 1991, art. 2-2-3 :

Si l’entretien préalable a lieu dans le même département que celui du lieu de travail du salarié, il convient d’indiquer :

  • l’adresse de la mairie du domicile du salarié s’il est domicilié dans le même département. A défaut, il sera fait mention de l’adresse de la mairie du lieu de travail du salarié ;
  • et l’adresse de l’inspection du travail compétente pour l’établissement.

Si l’entretien préalable a lieu dans un autre département que celui du lieu de travail du salarié, il convient d’indiquer :

  • l’adresse de la mairie du domicile du salarié si le salarié est domicilié dans le même département que celui où a lieu l’entretien ou l’adresse de la mairie du lieu de l’entretien si le salarié est domicilié dans un autre département ;
  • et l’adresse de l’inspection du travail du département où a lieu l’entretien préalable.

Cette précision de la circulaire ajoutant à la loi, il n’y a selon moi aucune irrégularité à ne pas suivre cette distinction non prévue par la loi.

Il n’y a à ma connaissance aucun jugement qui vient statuer sur ce point; uniquement des décisions qui venaient sanctionner l’absence totale d’adresse de la mairie.

Quelle sanction après un entretien préalable ?

L’employeur peut soit licencier soit garder le salarié.

Quel est le délai entre l’entretien préalable et le licenciement ?

Motif non discplinaire

L’employeur peut notifier le licenciement au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) au moins 2 jours ouvrables après la date de l’entretien préalable.

Exemple : Si l’entretien préalable a lieu un lundi, l’employeur peut notifier le licenciement à compter du jeudi.

Le non-respect du délai de cinq jours ouvrables entre la présentation au salarié de la lettre de convocation et l’entretien préalable constitue une irrégularité qui ne peut être couverte par le fait que le salarié était assisté lors de l’entretien préalable et qui entraîne nécessairement un préjudice pour le salarié (Cass. soc., 6 oct. 2010, no 08-45.141).

Il n’existe pas de délai légal maximal pour l’envoi de la lettre de licenciement pour motif personnel.

Motif disciplinaire

Le délai d’envoi de la lettre de licenciement est fixé à 1 mois maximum après la date de l’entretien préalable pour motif disciplinaire .

Tableau de calcul du délai de 2 jours ouvrables entre l’entretien et la notification du licenciement

Il convient de prévoir un délai minimum de 2 jours ouvrables entre la date retenue pour l’entretien préalable et l’expédition de la lettre notifiant le licenciement.

Rappelons que le calcul d’un délai exprimé en jours ouvrables s’effectue sans tenir compte du jour consacré au repos hebdomadaire et des jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise.

Modèle lettre convocation entretien préalable licenciement

 

  ….. (dénomination sociale)
….. (siège social/adresse)   ….. (lieu), le ….. (date)   ….. (prénom) ….. (nom) ….. (adresse) Lettre ….. (recommandée avec AR/remise en main propre contre décharge)
Obs : 
en cas de remise contre décharge, la lettre sera établie en deux exemplaires et le salarié portera de sa main la mention : « lettre reçue le » accompagnée de sa signature sur l’un de ces deux exemplaires qu’il rendra immédiatement à l’employeur.

….. (Monsieur/Madame),

Nous vous informons que nous sommes amenés à envisager à votre égard une mesure de licenciement. En application des dispositions des articles  L. 1232-2 à L. 1232-4 et L. 1332-2 du code du travail, nous vous prions de bien vouloir vous présenter le ….. (à compléter) à ….. (à compléter) heures à ….. (lieu précis où se déroule l’entretien) pour un entretien préalable avec ….. (prénom) ….. (nom), ….. (qualité/fonction/profession).

 * S’il n’y a pas de représentants du personnel dans l’entreprise :
Lors de cet entretien, le code du travail vous donne la possibilité de vous faire assister soit par une personne appartenant au personnel de l’entreprise soit, si vous le préférez, par un conseiller extérieur à l’entreprise à choisir sur une liste dressée à cet effet par le préfet de ….. (département du lieu où doit se dérouler l’entretien préalable). Vous pourrez consulter cette liste : –
  dans les locaux de l’inspecteur du travail situés à ….. (préciser l’adresse) ;
–  à la mairie de ….. (préciser l’adresse).
  

S’il y a des représentants du personnel dans l’entreprise :
Nous vous précisons que vous avez la possibilité de vous faire assister, lors de cet entretien, par une personne de votre choix appartenant obligatoirement au personnel de l’entreprise.

* en cas d’arrêt maladie
S’il vous était impossible de vous rendre à cet entretien, du fait de votre état de santé, vous pouvez vous y faire représenter ; la personne que vous aurez choisie comme représentant vous transmettra les indications qui lui seront données sur les motifs amenant à envisager votre licenciement de sorte que vous puissiez nous faire connaître par écrit vos observations à ce sujet dans un délai de ….. (fixer ce délai dans une fourchette de 2 à 5 jours suivant les circonstances).   

S’il vous était impossible de vous rendre à cet entretien, du fait de votre état de santé et que vous ne souhaitez pas vous faire représenter, nous vous indiquons ici les motifs qui nous conduisent à envisager cette mesure. Ils sont les suivants : ….. (à compléter).

Nous vous invitons à faire connaître par écrit vos observations à ce sujet dans un délai de ….. (fixer un délai permettant au salarié de se justifier).

Après l’expiration de ce délai, nous prendrons une décision définitive sur le licenciement.  


Veuillez agréer, ….. (Monsieur/Madame), l’expression de notre considération distinguée.
….. (prénom) ….. (nom)
….. (qualité) Signature

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