Votre avocat vous demande de lui transmettre un email que vous avez reçu. Vous le transférez (forward) tel quel, depuis votre messagerie. C’est naturel — mais ce n’est pas la bonne méthode. Un email transféré peut perdre des éléments essentiels et complique le travail de votre avocat. Pour lui transmettre une pièce directement exploitable, il faut exporter cet email au format PDF et l’envoyer en pièce jointe. Voici comment faire, en quelques clics, selon votre messagerie.
Pourquoi le PDF et pas un simple transfert d’email ?
Lorsque vous transférez (forward) un email, vous créez un nouveau message. L’en-tête original (expéditeur, destinataire, date, heure) peut être reformaté ou tronqué selon les logiciels. Des pièces jointes peuvent disparaître. La mise en forme est souvent altérée. Votre avocat reçoit alors un document incomplet, difficile à exploiter directement comme pièce, et sur lequel l’avocat adverse peut formuler des observations.
Un email transféré n’est pas sans valeur, mais il est moins fiable et impose un travail de mise en forme supplémentaire avant de pouvoir être produit au dossier.
En revanche, un export PDF produit une capture fidèle et complète du message tel qu’il apparaît dans votre boîte mail : expéditeur, destinataires, date, heure, objet et corps du message sont figés dans le fichier. Le PDF constitue une pièce plus propre et plus lisible, que votre avocat peut numéroter, annexer à un dossier et communiquer au tribunal sans retraitement. Ce n’est pas une garantie absolue d’authenticité — un PDF peut techniquement être modifié — mais c’est un format bien plus fiable et pratique qu’un simple transfert.
En pratique, c’est ce que votre avocat doit produire pour constituer un dossier solide. Lui envoyer un PDF lui fait gagner du temps — et sécurise votre dossier.
Outlook (application de bureau — Windows)
La marche à suivre dépend de la version d’Outlook installée sur votre ordinateur.
Outlook classique (versions 2016, 2019, 2021) :
- Ouvrez l’email concerné.
- Cliquez sur Fichier (en haut à gauche) puis sur Imprimer.
- Dans la liste des imprimantes, choisissez Microsoft Print to PDF.
- Cliquez sur Imprimer.
- Une fenêtre s’ouvre : choisissez l’emplacement, nommez le fichier (par exemple
Email_NomExpéditeur_Date.pdf) et cliquez sur Enregistrer.
Nouvel Outlook pour Windows (version Microsoft 365 récente) :
- Ouvrez l’email concerné.
- Cliquez sur Autres actions (les trois points ···) en haut du message.
- Sélectionnez Imprimer, puis cliquez à nouveau sur Imprimer dans la fenêtre d’aperçu.
- Dans la liste des imprimantes, choisissez Microsoft Print to PDF et cliquez sur Imprimer.
- Choisissez l’emplacement, nommez le fichier et cliquez sur Enregistrer.
Note : « Microsoft Print to PDF » est disponible nativement sur Windows 10 et 11. Si vous ne le voyez pas dans la liste, vérifiez qu’il est activé dans Panneau de configuration > Périphériques et imprimantes.
Outlook sur navigateur (outlook.live.com ou outlook.office.com)
- Ouvrez l’email concerné.
- Cliquez sur les trois points (···) en haut à droite du message (menu « Plus d’actions »).
- Sélectionnez Imprimer, puis cliquez à nouveau sur Imprimer dans la fenêtre d’aperçu qui s’ouvre.
- Dans la boîte de dialogue d’impression du navigateur, déroulez le menu Destination et choisissez Enregistrer au format PDF.
- Cliquez sur Enregistrer, choisissez l’emplacement et nommez le fichier.
Astuce : Le raccourci clavier Ctrl + P (Windows) ou Cmd + P (Mac) ouvre directement la fenêtre d’impression depuis n’importe quel navigateur.
Gmail sur navigateur (mail.google.com)
- Ouvrez l’email concerné dans Gmail.
- Cliquez sur les trois points (···) en haut à droite du message, à côté du bouton « Répondre ».
- Sélectionnez Imprimer.
- Une fenêtre d’aperçu s’ouvre. Cliquez sur l’icône d’imprimante (🖨️) si elle ne s’ouvre pas directement.
- Dans la boîte de dialogue d’impression, choisissez Enregistrer au format PDF comme destination.
- Cliquez sur Enregistrer et choisissez l’emplacement du fichier.
- Envoyez ce PDF en pièce jointe à votre avocat.
Variante : Gmail propose aussi un bouton Imprimer tout (en haut à droite du fil de conversation) pour exporter l’intégralité d’un échange en un seul PDF — utile si la conversation comporte plusieurs messages liés.
Apple Mail (Mac)
Apple Mail dispose d’une option dédiée : sélectionnez l’email, puis allez dans Fichier > Exporter au format PDF. Choisissez l’emplacement de sauvegarde, nommez le fichier et cliquez sur Enregistrer. C’est la méthode la plus directe — pas besoin de passer par l’impression.
Apple Mail (iPhone / iPad)
Sur iPhone, le chemin est légèrement moins intuitif :
- Ouvrez l’email dans l’application Mail.
- Appuyez sur l’icône Répondre (flèche courbe en bas de l’écran).
- Dans le menu qui apparaît, faites défiler vers le bas et sélectionnez Imprimer.
- Dans l’écran d’aperçu avant impression, appuyez sur l’icône Partager (carré avec une flèche vers le haut) en haut à droite.
- Sélectionnez Enregistrer dans Fichiers.
- Choisissez l’emplacement (iPhone, iCloud Drive…), nommez le fichier et appuyez sur Enregistrer.
Note : L’email est automatiquement converti en PDF à l’étape 4 — vous n’avez pas besoin de sélectionner une imprimante.
N’oubliez pas de renommer le fichier PDF avant de l’envoyer ?
Un bon nommage permet à votre avocat de retrouver et classer vos pièces instantanément. Adoptez ce format :
AAAAMMJJ_[description-courte].pdf
La date au début garantit un tri chronologique automatique dans tous les explorateurs de fichiers. La description doit être courte, en minuscules, sans accents ni espaces (remplacés par des tirets).
Exemples :
20250305_email-dupont-mise-en-demeure.pdf
20250112_email-assurance-refus-prise-en-charge.pdf
20250301_email-employeur-convocation-entretien.pdf
En résumé
| Messagerie | Chemin |
|---|---|
| Outlook classique (bureau) | Fichier → Imprimer → Microsoft Print to PDF |
| Nouvel Outlook (bureau) | Autres actions ··· → Imprimer → Microsoft Print to PDF |
| Outlook (navigateur) | ··· → Imprimer → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| Gmail (navigateur) | ··· → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| Apple Mail (Mac) | Fichier → Exporter au format PDF |
| Apple Mail (iPhone) | Répondre → Imprimer → Partager → Enregistrer dans Fichiers |
La manipulation prend moins d’une minute. Elle peut faire une réelle différence dans la solidité de votre dossier.
