English version: How to Send an Email to Your Lawyer as a PDF (Not a Forward).
Votre avocat vous demande un email que vous avez reçu. Le réflexe est de cliquer sur Transférer. C’est la pire façon de le lui remettre.
Un transfert crée un nouveau message. Il ne montre plus ce que vous avez reçu, et l’avocat adverse peut contester chaque pièce qui en vient.
Cet article donne la méthode, messagerie par messagerie, pour remettre à votre avocat un email et ses pièces jointes sous une forme qu’il peut produire. Pour les cas où l’authenticité de l’email sera contestée (fichier .eml, copie cachée à votre avocat), voyez l’article sur le format EML et MSG.
Comment envoyer un email à son avocat ? La réponse en bref
Pour envoyer un email à votre avocat, il faut l’enregistrer en PDF depuis l’email lui-même, puis joindre ce PDF à un nouvel email, sans jamais le transférer. Un PDF fige l’expéditeur, les destinataires, la date, l’heure et l’objet, et peut être communiqué à l’adversaire tel quel (article 132 du Code de procédure civile). Les pièces jointes se téléchargent depuis l’email d’origine et s’envoient en fichiers séparés. Gardez l’email original dans votre boîte : un PDF ne prouve pas à lui seul l’authenticité du message.
Pourquoi ne faut-il pas transférer un email à son avocat ?
Il ne faut pas transférer un email à son avocat, car le transfert crée un nouveau message qui ne montre plus ce que vous avez reçu.
Selon votre logiciel, l’en-tête d’origine (expéditeur, destinataires, date, heure) est reformaté, raccourci ou remplacé par la date du transfert. Les pièces jointes peuvent être supprimées ou détachées. La mise en page est souvent altérée et le texte cité peut être coupé.
Votre avocat reçoit alors un document qui ne reflète plus l’original. En cas de litige, l’adversaire relèvera chaque écart. Un email transféré est une copie d’une copie : le juge attend l’original, ou ce qui s’en rapproche le plus.
Pourquoi le PDF est-il préférable ?
Le PDF est préférable parce qu’il reproduit le message tel qu’il s’affiche dans votre boîte mail : expéditeur, destinataires, date, heure, objet et corps sont figés dans un seul fichier.
Votre avocat peut le numéroter, l’inscrire au bordereau et le produire sans retraitement. La partie qui se prévaut d’un document doit le communiquer à l’adversaire (article 132 du Code de procédure civile) : un PDF complet et lisible rend cette étape immédiate.
Un PDF prouve-t-il l’authenticité d’un email ?
Non, un PDF ne prouve pas à lui seul l’authenticité d’un email, car il peut techniquement être modifié et un adversaire déterminé peut prétendre que le vôtre l’a été.
Il reste bien plus fiable et bien plus pratique qu’un transfert. Si l’email est décisif et que son authenticité sera probablement contestée, prévenez votre avocat. Un constat de commissaire de justice, réalisé directement dans votre boîte mail, est l’outil le plus solide. Mieux vaut le faire avant que le message disparaisse ou que le compte soit fermé. Le fichier .eml, qui conserve les en-têtes techniques, est l’autre voie (voir l’article dédié).
Quoi que vous décidiez, ne supprimez jamais l’email original. Gardez-le intact dans votre boîte.
Comment enregistrer un email en PDF selon votre messagerie ?
Le principe est le même partout : utilisez la commande Imprimer de l’email lui-même, puis choisissez « Enregistrer au format PDF » à la place d’une imprimante. Rien n’est imprimé sur papier. Les intitulés varient d’une version à l’autre : cherchez la commande Imprimer et l’option PDF.
Messagerie dans un navigateur (Windows ou Mac)
Pour toutes les messageries web, la dernière étape se passe dans la fenêtre d’impression du navigateur :
- dans Chrome et Edge, choisissez la destination Enregistrer au format PDF ;
- sous Windows, certaines fenêtres proposent une imprimante Microsoft Print to PDF : sélectionnez-la, cliquez sur Imprimer, puis choisissez l’emplacement du fichier ;
- dans Safari sur Mac, ouvrez le menu PDF en bas à gauche de la fenêtre d’impression et choisissez Enregistrer au format PDF.
Gmail. Ouvrez l’email, cliquez sur les trois points en haut à droite du message (à côté du bouton Répondre), puis sur Imprimer. Choisissez Enregistrer au format PDF comme destination, cliquez sur Enregistrer, nommez le fichier.
Outlook sur navigateur (outlook.live.com, outlook.office.com). Ouvrez l’email, cliquez sur les trois points (Plus d’actions) ou sur l’icône d’imprimante, puis sur Imprimer, à nouveau sur Imprimer dans la fenêtre d’aperçu, et choisissez Enregistrer au format PDF. Cliquez sur Enregistrer.
Yahoo Mail. Ouvrez l’email, cliquez sur les trois points de la barre d’outils puis sur Imprimer (ou Ctrl+P sous Windows, Commande+P sur Mac), choisissez Enregistrer au format PDF, puis Enregistrer.
iCloud Mail (icloud.com). Ouvrez l’email, cliquez sur Plus, puis sur Imprimer, et choisissez Enregistrer au format PDF dans la fenêtre d’impression.
AOL Mail. Ouvrez l’email et cliquez sur l’icône Imprimer. Une fenêtre affiche le message : cliquez à nouveau sur l’icône Imprimer, comme le décrit l’aide d’AOL, puis choisissez Enregistrer au format PDF dans la fenêtre d’impression du navigateur et cliquez sur Enregistrer. Passez par l’icône Imprimer d’AOL plutôt que par Ctrl+P sur la page de la boîte, afin que le PDF soit généré à partir de la vue du message.
Outlook sur ordinateur
Nouvel Outlook pour Windows (Microsoft 365 récent).
- Ouvrez l’email.
- Cliquez sur Autres actions (les trois points), puis sur Imprimer, puis à nouveau sur Imprimer dans l’aperçu.
- Dans la liste des imprimantes, choisissez Microsoft Print to PDF et cliquez sur Imprimer.
- Choisissez le dossier, saisissez le nom du fichier et cliquez sur Enregistrer.
Le nouvel Outlook ne propose pas le PDF parmi ses types d’enregistrement : le passage par l’impression est la méthode à suivre.
Outlook classique pour Windows (2016, 2019, 2021).
- Ouvrez l’email.
- Cliquez sur Fichier, puis sur Imprimer.
- Dans la liste des imprimantes, choisissez Microsoft Print to PDF et cliquez sur Imprimer.
- Choisissez l’emplacement, nommez le fichier et cliquez sur Enregistrer.
« Microsoft Print to PDF » est intégré à Windows 10 et 11. Aucune impression papier n’a lieu. Si l’option n’apparaît pas, vérifiez-la dans Panneau de configuration, Périphériques et imprimantes.
Outlook pour Mac. Ouvrez l’email, choisissez Fichier puis Imprimer. Ouvrez le menu PDF en bas à gauche de la fenêtre, choisissez Enregistrer au format PDF, nommez le fichier et cliquez sur Enregistrer.
Apple Mail sur Mac
Sélectionnez l’email, cliquez sur Fichier dans la barre de menus, puis sur Exporter au format PDF. Choisissez la destination et cliquez sur Enregistrer. La voie classique fonctionne aussi : Fichier, Imprimer, menu PDF, Enregistrer au format PDF.
iPhone et iPad
Application Mail. Ouvrez l’email, touchez l’icône Répondre (flèche), faites défiler vers le haut et touchez Imprimer. Dans l’aperçu, écartez deux doigts sur la miniature de la première page : l’aperçu devient un PDF. Touchez l’icône Partager, puis Enregistrer dans Fichiers, choisissez un dossier et touchez Enregistrer.
Applications Gmail et Outlook. Ouvrez l’email et touchez les trois points en haut. Dans Gmail, touchez Imprimer ; dans Outlook, touchez Imprimer la conversation. Utilisez ensuite le même geste à deux doigts sur l’aperçu, touchez Partager et choisissez Enregistrer dans Fichiers.
Téléphone ou tablette Android
Application Gmail. Ouvrez l’email, touchez les trois points, puis Imprimer. En haut de l’écran d’impression, ouvrez la liste des imprimantes, choisissez Enregistrer au format PDF, touchez le bouton PDF et choisissez l’emplacement.
Application Outlook. Ouvrez l’email, touchez les trois points en haut, puis Imprimer, choisissez Enregistrer au format PDF et indiquez l’emplacement.
Comment transmettre les pièces jointes d’un email ?
Les pièces jointes se transmettent en les téléchargeant depuis l’email d’origine, jamais depuis un transfert ni depuis une copie que quelqu’un vous a envoyée.
- Ouvrez l’email d’origine et téléchargez chaque pièce jointe.
- Gardez le nom de fichier d’origine.
- Joignez les pièces comme fichiers séparés, dans le même nouvel email que le PDF de l’email qui les portait.
Un fichier reçu par transfert est une copie d’une copie. Le transfert ne montre ni les fichiers qui étaient joints à l’email d’origine, ni si un fichier a été ajouté ensuite. Si l’adversaire ou le juge demande d’où vient un document, votre avocat n’aurait aucune réponse. L’email en PDF, avec ses pièces téléchargées depuis lui, répond à cette question.
Que vérifier avant d’envoyer le PDF à son avocat ?
Avant l’envoi, quatre vérifications évitent un second échange :
- Ouvrez le PDF : l’expéditeur, les destinataires, la date, l’heure et l’objet doivent être visibles, et le message doit être complet. Si la date ou les destinataires manquent, exportez-le à nouveau depuis une autre vue ou un autre appareil.
- Un email, un PDF. Si l’email appartient à un échange, exportez chaque message séparément. Un PDF du dernier message avec les anciens cités en dessous ne convient pas : la partie citée ne reprend pas l’en-tête d’origine des messages précédents.
- Joignez le PDF à un nouvel email. Ne transférez pas l’original et ne collez pas le texte dans le corps de votre message.
- Ajoutez une ligne indiquant qui vous a envoyé l’email, s’il vous est parvenu directement, et comment vous avez reçu les pièces jointes. Votre avocat en a besoin pour établir la provenance de chaque fichier.
Comment nommer le fichier PDF avant de l’envoyer ?
Un bon nom de fichier permet à votre avocat de retrouver et de classer vos pièces sans deviner. Adoptez ce format :
AAAAMMJJ_[description-courte].pdf
La date en tête garantit un tri chronologique automatique. La description est courte, en minuscules, sans accents ni espaces (remplacés par des tirets), et indique l’expéditeur et l’objet.
Exemples :
20250305_email-dupont-mise-en-demeure.pdf
20250112_email-assurance-refus-prise-en-charge.pdf
20250301_email-employeur-convocation-entretien.pdf
En résumé
| Messagerie | Chemin |
|---|---|
| Gmail (navigateur) | Trois points → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| Outlook (navigateur) | Trois points → Imprimer → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| AOL Mail | Icône Imprimer → icône Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| Yahoo Mail | Trois points → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| iCloud Mail | Plus → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
| Outlook classique (bureau) | Fichier → Imprimer → Microsoft Print to PDF |
| Nouvel Outlook (bureau) | Autres actions → Imprimer → Imprimer → Microsoft Print to PDF |
| Outlook pour Mac | Fichier → Imprimer → menu PDF → Enregistrer au format PDF |
| Apple Mail (Mac) | Fichier → Exporter au format PDF |
| Apple Mail (iPhone, iPad) | Répondre → Imprimer → pincement sur l’aperçu → Partager → Enregistrer dans Fichiers |
| Gmail (Android) | Trois points → Imprimer → Enregistrer au format PDF |
Questions fréquentes
Puis-je envoyer une capture d’écran à la place du PDF ?
Non, une capture d’écran ne remplace pas le PDF : elle vaut mieux que rien et moins qu’un PDF, et une photo de l’écran vaut moins encore. Elles montrent rarement l’en-tête complet, se lisent mal quand le message est long et ne se parcourent pas par recherche de mots. Utilisez la commande Imprimer.
Puis-je mettre plusieurs emails dans un seul PDF ?
Non, il vaut mieux ne pas regrouper plusieurs emails dans un seul PDF. Un email, un PDF, chacun avec un nom clair : votre avocat peut alors numéroter et citer chaque email avec précision. Une erreur courante est de penser que la fonction « Imprimer tout » de Gmail, qui exporte toute la conversation d’un coup, rend service : elle produit un seul fichier là où il en faut un par message.
Que faire si j’utilise une autre messagerie ?
Cherchez la commande Imprimer dans le menu du message, puis choisissez « Enregistrer au format PDF » ou « Microsoft Print to PDF » comme imprimante. Si vous ne la trouvez pas, indiquez à votre avocat quel logiciel vous utilisez plutôt que de transférer l’email.
Pourquoi ne puis-je pas simplement transférer les pièces jointes ?
Vous ne pouvez pas les transférer, car une pièce jointe transférée est une copie d’une copie dont la provenance ne se démontre plus. Téléchargez-la depuis l’email d’origine et envoyez-la à côté du PDF de cet email.
Dois-je garder l’email original ?
Oui, gardez l’email original intact dans votre boîte, de préférence dans un dossier consacré au litige. C’est votre meilleure réponse si le PDF est un jour contesté.
Ce que la méthode ne dit pas de votre situation
Ce que la règle ne dit pas, c’est comment elle s’applique à votre situation concrète. Un email décisif dont l’authenticité sera contestée, un message qui n’existe plus que sur un téléphone, une boîte mail fermée : chacun appelle une stratégie de preuve propre, qui se décide avant que l’élément ne disparaisse. Les faits comptent autant que le droit, et c’est précisément là qu’intervient l’avocat.
Pour un rendez-vous : simonnetavocat.fr/prendre-rendez-vous. Pour constituer l’ensemble de vos pièces, voyez aussi le guide pratique de la gestion des pièces en procédure.
Valentin Simonnet est avocat au Barreau de Paris. Il intervient en contentieux des affaires et en droit pénal des affaires.
