Un bailleur adresse d’un coup trois années de régularisation de charges. Un locataire paie des provisions depuis huit ans sans avoir jamais reçu de décompte. Ces deux situations reviennent sans cesse dans le contentieux des charges locatives, et elles se jugent avec les mêmes textes.
Le locataire veut savoir s’il peut récupérer ses provisions, et sur combien d’années. Le bailleur veut savoir s’il peut encore réclamer un arriéré, et ce qu’il doit produire pour l’obtenir. Trois questions commandent la réponse : ce qui est récupérable, qui doit prouver, et à partir de quand court la prescription.
Sur ce dernier point, une erreur circule, et des tribunaux l’ont commise avant d’être censurés par la Cour de cassation. Le locataire qui y croit renonce à plusieurs années de remboursement.
Cet article traite du bail d’habitation soumis à la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, vide ou meublé. Les charges de copropriété entre le syndicat et le copropriétaire obéissent à d’autres règles, exposées dans l’article sur la contestation de la répartition des charges de copropriété.
Charges locatives : que peut réclamer le bailleur, et le locataire peut-il récupérer ses provisions ? La réponse en bref
Le bailleur ne peut réclamer au locataire que les charges récupérables listées par décret, et uniquement sur justification (art. 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Les provisions qu’il ne justifie pas doivent être restituées (Cass. 3e civ., 21 déc. 2017, n° 16-25.686). Chaque partie dispose de trois ans pour agir (art. 7-1 de la même loi). Pour le locataire, ce délai court de la régularisation des charges, et non de chaque versement de provision (Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707). Avant de chiffrer quoi que ce soit, demandez par écrit le décompte et les justificatifs.
Une provision de charges n’est pas un paiement définitif : c’est une avance, que le bailleur doit justifier.
L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, texte sur lequel se plaide tout litige de charges
Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie :
1° Des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ;
2° Des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée. Sont notamment récupérables à ce titre les dépenses engagées par le bailleur dans le cadre d’un contrat d’entretien relatif aux ascenseurs et répondant aux conditions de l’article L. 125-2-2 du code de la construction et de l’habitation, qui concernent les opérations et les vérifications périodiques minimales et la réparation et le remplacement de petites pièces présentant des signes d’usure excessive ainsi que les interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine et le dépannage et la remise en fonctionnement normal des appareils ;
3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.
La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d’Etat. Il peut y être dérogé par accords collectifs locaux portant sur l’amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable, conclus conformément à l’article 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 précitée.
Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle. Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.
Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement, dont le contenu est défini par décret en Conseil d’Etat. Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires.
A compter du 1er septembre 2015, le bailleur transmet également, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.
Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande.
Pour l’application du présent article, le coût des services assurés dans le cadre d’un contrat d’entreprise ou d’un contrat d’achat d’électricité, d’énergie calorifique ou de gaz naturel combustible, distribués par réseaux correspond à la dépense, toutes taxes comprises, acquittée par le bailleur.
Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
Le texte pose quatre règles. Les charges ne sont dues que sur justification. Leur liste est fixée par décret. Les provisions appellent une régularisation annuelle, précédée d’un décompte par nature de charges. Les pièces justificatives restent à la disposition du locataire pendant six mois.
Quelles charges le bailleur peut-il récupérer sur le locataire ?
Le bailleur ne peut récupérer sur le locataire que les dépenses inscrites sur la liste annexée au décret n° 87-713 du 26 août 1987. Cette liste compte huit rubriques : ascenseurs, eau et chauffage collectif, installations individuelles, parties communes, espaces extérieurs, hygiène, équipements divers, impositions et redevances. Une dépense absente de la liste reste à la charge du bailleur, sauf accord collectif local portant sur la sécurité ou le développement durable (art. 23).
Au titre des impositions, l’annexe VIII du décret ne vise que trois postes : le droit de bail, la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage. Plusieurs dépenses reviennent pourtant régulièrement dans les décomptes, alors qu’elles ne figurent pas sur la liste :
- la taxe foncière ;
- les honoraires du syndic et les frais de gestion du bailleur ;
- l’assurance de l’immeuble ;
- les gros travaux, ravalements et remplacements d’équipements, l’article 23 ne visant que l’entretien courant et les menues réparations.
Gardien et concierge : 75 % ou 40 %
Les dépenses de gardien ou de concierge sont récupérables à hauteur de 75 % lorsqu’il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets. Elles ne le sont qu’à hauteur de 40 % lorsqu’il n’assure qu’une de ces deux tâches (décret n° 87-713, art. 2, c). Un couple de gardiens employé par un contrat unique compte pour une seule personne.
Les dépenses de personnel s’entendent de la rémunération et des charges sociales et fiscales qui s’y attachent (art. 2, b). Le personnel d’encadrement technique chargé du contrôle direct du gardien n’est récupérable qu’à concurrence de 10 % de son coût (art. 2, a). La ligne « gardiennage » d’un décompte est donc la première à vérifier.
Le contrat d’entreprise doit isoler la part récupérable
Lorsque le service est confié à une entreprise, le bailleur doit s’assurer que le contrat distingue les dépenses récupérables des autres (décret n° 87-713, art. 2, a). Un contrat d’entretien global qui mêle petites réparations et remplacements lourds ne se refacture donc pas en bloc. Le coût retenu est la dépense toutes taxes comprises acquittée par le bailleur (art. 23, dernier alinéa).
Le relevé du syndic ne vaut pas décompte de charges locatives
En copropriété, le syndic adresse au bailleur un relevé qui ventile souvent une colonne « charges récupérables ». Cette ventilation n’engage pas le locataire, qui n’est pas partie à la copropriété. Seul le décret de 1987 dit ce qui se récupère. Le bailleur qui se borne à transmettre ce relevé transmet un calcul fait par un tiers, avec ses erreurs.
Provisions, décompte, régularisation : ce que le bailleur doit faire chaque année
Des provisions justifiées
Le bailleur peut appeler des provisions, à condition de les justifier. Il communique les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation. En copropriété, ou lorsque le bailleur est une personne morale, il y joint le budget prévisionnel (art. 23). Une provision sans rapport avec les dépenses réelles de l’année précédente se conteste.
Un décompte par nature de charges, un mois avant la régularisation
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, il y ajoute le mode de répartition entre les locataires. En présence d’un chauffage ou d’une eau chaude collectifs, il joint une note d’information sur leur calcul (art. 23). Un simple montant global « régularisation : 1 240 euros » ne répond à aucune de ces exigences.
Six mois pour consulter les justificatifs
Pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, les pièces justificatives sont tenues « dans des conditions normales » à la disposition du locataire (art. 23). Le bailleur doit aussi transmettre, sur demande, le récapitulatif des charges du logement, par voie postale ou dématérialisée (art. 23). Ces documents font partie des documents que le bailleur doit remettre au locataire.
Le bailleur qui n’a pas régularisé chaque année peut-il encore réclamer ?
Oui, le bailleur qui n’a pas régularisé chaque année peut encore réclamer les charges, car l’obligation de régularisation annuelle n’est assortie d’aucune sanction. La Cour de cassation l’a jugé : le bailleur « pouvait en justifier à tout moment dans la limite du délai de prescription » (Cass. 3e civ., 9 nov. 2017, n° 16-22.445, Bull. 2017, III, n° 122).
L’arrêt a été rendu pour un logement social. Il vise l’article 68 de la loi n° 48-1360 du 1er septembre 1948, l’article L. 442-6 du code de la construction et de l’habitation et l’article 2224 du code civil. Le bailleur privé qui l’invoque doit s’attendre à ce que le locataire le relève.
La loi protège le locataire autrement. Lorsque la régularisation n’intervient pas avant la fin de l’année civile qui suit celle de l’exigibilité, il peut payer le rappel par douzièmes (art. 23). Encore faut-il qu’il le demande : le texte subordonne l’étalement à sa demande.
Forfait de charges et clause « charges comprises »
En meublé, les parties peuvent choisir entre des provisions régularisées selon l’article 23 et un forfait versé avec le loyer :
2° Soit sous la forme d’un forfait versé simultanément au loyer, dont le montant et la périodicité de versement sont définis dans le contrat et qui ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure. Le montant du forfait de charges est fixé en fonction des montants exigibles par le bailleur en application du même article 23 et peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal. Ce montant ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté.
Article 25-10, 2°, de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
Le forfait interdit tout complément ou régularisation ultérieure. Le bailleur qui l’a choisi ne peut donc pas réclamer de rappel. Le locataire, lui, peut contester un forfait manifestement disproportionné. Le même mécanisme existe pour la colocation à baux multiples (art. 8-1, V).
En location vide, la loi ne prévoit pas de forfait. La clause « charges comprises » d’un bail vide ouvre donc un débat que le texte ne règle pas. Pour le locataire, le loyer a été négocié toutes charges incluses, et le bailleur ne peut rien réclamer en sus. Pour le bailleur, une clause contraire à l’article 23 ne l’empêche pas de récupérer les charges qu’il justifie. Ce qui départage les deux lectures, c’est la rédaction du bail. Un loyer unique stipulé « charges comprises », sans provision identifiée, sert la première. Un montant de charges distinct, même qualifié de forfait, sert la seconde. Dans les deux lectures, celui qui réclame des charges doit les justifier.
Prescription des charges locatives : trois ans, mais à partir de quand ?
Trois ans pour toutes les actions nées du bail
Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit. Toutefois, l’action en révision du loyer par le bailleur est prescrite un an après la date convenue par les parties dans le contrat de bail pour réviser ledit loyer.
Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
Le délai de trois ans vaut dans les deux sens : action du locataire en restitution des provisions, action du bailleur en paiement d’un rappel de charges. Une erreur courante est de penser que l’action se prescrit par cinq ans, selon le droit commun de l’article 2224 du code civil. Pour un bail soumis à la loi de 1989, c’est l’article 7-1 qui s’applique. Il vaut même pour les baux conclus avant la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 qui l’a créé (Cass. 3e civ., 6 avr. 2023, n° 22-13.778).
Pour le locataire : le délai part de la régularisation, pas du versement
La Cour de cassation fixe le point de départ de l’action du locataire à la date de la régularisation des charges :
Il résulte de ces textes que l’action en répétition des charges indûment perçues par le bailleur se prescrit par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer et que ce jour est celui de la régularisation des charges, qui seule permet au preneur de déterminer l’existence d’un indu, et non celui du versement de la provision.
Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707
Dans cette affaire, le locataire réclamait les charges versées de juin 2013 à février 2019. Le tribunal d’instance de Bordeaux avait déclaré prescrites toutes les charges antérieures au 14 juin 2016, en faisant courir le délai de chaque paiement de provision. Sa décision a été cassée au visa des articles 7-1 et 23 de la loi de 1989 et 2224 du code civil.
La solution est constante. Elle avait déjà été posée pour des logements sociaux (Cass. 3e civ., 9 nov. 2017, n° 16-22.445, Bull. 2017, III, n° 122 ; Cass. 3e civ., 8 mars 2018, n° 17-11.985, Bull. 2018, III, n° 29). L’arrêt de 2021 l’applique au bail privé soumis à la loi de 1989.
Une erreur courante est de penser que le locataire ne peut remonter qu’à « trois ans avant aujourd’hui », chaque provision se prescrivant à compter de son versement. C’est ce qu’avait jugé le tribunal de Bordeaux, et c’est ce que la Cour de cassation a censuré : le délai court de la régularisation, qui seule révèle l’indu (Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707).
Le délai de trois ans du locataire ne court pas du jour où il paie la provision, mais du jour où le bailleur régularise.
Et si le bailleur n’a jamais régularisé ?
L’arrêt de 2021 ne vise pas cette hypothèse, et deux lectures s’opposent.
Pour le locataire, si la régularisation « seule » permet de déterminer l’indu, le délai n’a pas commencé à courir tant qu’elle n’a pas eu lieu. Pour le bailleur, le locataire « aurait dû connaître » l’indu dès l’année où aucun décompte ne lui est parvenu, et le délai court de la fin de chaque exercice.
Ce qui départagerait les deux lectures, c’est ce que le locataire savait réellement. Une demande de justificatifs restée sans réponse prouve qu’il connaissait le défaut de justification : dans la seconde lecture, le délai court au plus tard de cette date. La conduite à tenir est la même dans les deux : demander les justificatifs sans attendre, puis agir dans les trois ans qui suivent le refus ou le silence du bailleur.
Pour le bailleur : réclamer un rappel de charges
Le bailleur dispose de trois ans à compter du jour où il a connu ou aurait dû connaître sa créance (art. 7-1). En copropriété, deux dates sont possibles. La première est l’approbation des comptes par l’assemblée générale, qui arrête les dépenses de l’exercice. La seconde est la réception par le bailleur du relevé de charges du syndic, s’il lui permettait déjà de chiffrer la part récupérable. La prudence commande au bailleur de compter à partir de la date la plus ancienne.
En fin de bail : la retenue de 20 % sur le dépôt de garantie
Au départ du locataire d’un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire. Il peut conserver une provision de 20 % au plus du dépôt de garantie, à condition qu’elle soit dûment justifiée, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Le solde est versé dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes (art. 22 de la loi n° 89-462). Les autres règles sont exposées dans l’article sur la restitution du dépôt de garantie.
Qui doit prouver les charges locatives ?
La preuve des charges locatives incombe au bailleur. Les charges ne sont « exigibles sur justification » (art. 23), et celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver (art. 1353 C. civ.). Le locataire n’a pas à démontrer que les charges sont fausses.
En matière de charges locatives, ce n’est pas au locataire de prouver que le décompte est faux, c’est au bailleur de prouver qu’il est juste.
Cass. 3e civ., 21 déc. 2017, n° 16-25.686, en tire la conséquence. Une cour d’appel avait refusé la restitution des provisions versées depuis le début du bail. La Cour de cassation a censuré, faute pour les juges d’avoir constaté que les bailleurs avaient tenu les justificatifs à la disposition du locataire, « fût-ce devant elle ».
L’incise compte, pour les deux camps. Le bailleur peut encore justifier ses charges devant le juge, même après des années de silence. S’il ne le fait pas, même à l’audience, les provisions se restituent.
Ce que le bailleur doit produire
Un dossier de charges complet comprend :
- le décompte par nature de charges, année par année ;
- la clé de répartition appliquée au logement (tantièmes, surface, compteurs) ;
- en copropriété, les comptes approuvés et le procès-verbal de l’assemblée générale qui les approuve ;
- les factures et contrats : eau, chauffage, entretien, ascenseur, nettoyage ;
- pour le gardien, le contrat de travail ou la fiche de poste qui détermine le taux de 75 % ou de 40 % ;
- l’avis de taxe foncière, pour isoler la taxe d’enlèvement des ordures ménagères qui y figure.
Ce que le bailleur soutiendra, et ce qu’il faut répondre
« Le locataire a payé sans protester. » La provision est une avance. C’est la régularisation, et elle seule, qui fixe ce qui était dû (Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707). Payer une provision ne vaut pas acceptation d’un décompte qui n’existe pas. Une erreur courante est de citer Cass. 3e civ., 5 avr. 2011, n° 10-16.748, sur le paiement des provisions sans réserve. Cet arrêt tranche une autre question : des paiements ne valent pas, à eux seuls, renonciation non équivoque à se prévaloir de la prescription.
« Les pièces étaient consultables chez le syndic. » Le texte exige qu’elles soient tenues à la disposition du locataire « dans des conditions normales ». Le bailleur doit prouver qu’il a offert cette consultation. La demande écrite du locataire restée sans réponse est la meilleure preuve contraire.
« Le montant est celui du relevé du syndic. » Le relevé du syndic ne dit pas ce qui est récupérable au sens du décret de 1987. Il faut le reprendre ligne par ligne.
Que demander, et devant qui ?
La demande écrite de justificatifs
Toute action commence par une lettre recommandée qui fixe la date à partir de laquelle le bailleur ne peut plus prétendre ignorer la demande. Le modèle figure en fin d’article.
La commission départementale de conciliation
La commission départementale de conciliation est compétente pour les litiges relatifs aux charges locatives (art. 20, 3°, de la loi n° 89-462). Sa saisine est gratuite, et elle rend un avis dans les deux mois. En matière de charges, sa saisine n’est pas un préalable obligatoire (art. 20). Elle a surtout une vertu : obliger le bailleur à venir s’expliquer, pièces en main, devant un tiers. La procédure est détaillée dans l’article sur la saisine de la commission départementale de conciliation.
Sous 5 000 euros : la tentative amiable préalable
Une demande en paiement n’excédant pas 5 000 euros doit être précédée d’une tentative amiable, à peine d’irrecevabilité que le juge peut relever d’office. Trois modes sont admis : la conciliation menée par un conciliateur de justice, la médiation et la procédure participative (art. 750-1 CPC). Le texte ne mentionne pas la commission départementale de conciliation. Pour un litige de charges sous ce seuil, la prudence commande de doubler la commission d’une tentative auprès d’un conciliateur de justice. Les dispenses et les pièges sont exposés dans l’article sur la conciliation préalable obligatoire.
Le juge des contentieux de la protection
Le litige se porte ensuite devant le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire. Le locataire demande la restitution des provisions non justifiées ou des charges non récupérables, sur le fondement de l’article 23 de la loi de 1989 et de l’action en répétition de l’indu : « Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu » (art. 1302-1 C. civ.).
Les intérêts suivent la bonne ou la mauvaise foi du bailleur. « Celui qui a reçu de mauvaise foi doit les intérêts […] à compter du paiement. Celui qui a reçu de bonne foi ne les doit qu’à compter du jour de la demande » (art. 1352-7 C. civ.). Le bailleur qui encaisse des provisions pendant des années sans jamais régulariser s’expose à être jugé de mauvaise foi : demandez les intérêts à compter de chaque versement, subsidiairement à compter de la mise en demeure.
La demande se chiffre année par année, dans un tableau : provisions versées, charges justifiées, solde. Une somme globale oblige le juge à refaire le calcul ; un tableau le lui épargne.
La voie rapide : le référé-provision
Lorsque l’obligation n’est pas sérieusement contestable, le juge des référés peut accorder une provision au créancier (art. 835, al. 2, CPC). La voie convient au bailleur dont le décompte est justifié et impayé, et au locataire dont le bailleur ne produit rien après mise en demeure. Elle ne convient pas dès que le débat porte sur la qualification d’une dépense ou sur la clause « charges comprises ».
Votre coup suivant, selon votre camp
Vous êtes locataire
Vos arguments, du plus fort au plus faible :
- l’absence de toute justification : toutes les provisions non régularisées se restituent, dans les limites de la prescription vue plus haut ;
- les dépenses non récupérables glissées dans le décompte : taxe foncière, honoraires, assurance, gros travaux ;
- les erreurs de répartition : tantièmes, taux du gardien, contrat d’entreprise non ventilé ;
- l’étalement par douzièmes, si le rappel arrive plus d’un an après l’année concernée.
Pièces à réunir : le bail, les appels de provisions, vos relevés bancaires ou quittances, les décomptes reçus, et vos lettres de demande de justificatifs. Si le logement n’est pas décent, la demande de charges se joint à la demande d’indemnisation de ce manquement. Celle-ci couvre les trois années qui précèdent la demande en justice (Cass. 3e civ., 4 juin 2026, n° 24-11.437, publié au Bulletin).
Pour chaque paiement de provision contesté, une réserve écrite ne coûte rien (modèle en fin d’article).
Ne comptez pas sur une sanction automatique du défaut de régularisation annuelle : il n’y en a pas (Cass. 3e civ., 9 nov. 2017, n° 16-22.445). Ne cessez pas non plus de payer les provisions : la retenue vous expose à une procédure d’impayés, avec un risque sur le bail lui-même.
Faire pression sur son bailleur : le guide pratique du locataire
Vous êtes bailleur
Vos priorités, de la plus urgente à la moins urgente :
- régulariser sans attendre les exercices de moins de trois ans, avec un décompte par nature de charges et le mode de répartition ;
- réunir les justificatifs et offrir leur consultation par écrit, avec un lieu et des horaires, ou les adresser en copie ;
- retirer du décompte tout ce qui n’est pas sur la liste du décret de 1987 ;
- proposer d’emblée le paiement par douzièmes lorsque le rappel est tardif ;
- réajuster les provisions sur le dernier exercice régularisé, et joindre le budget prévisionnel.
La lettre qui accompagne le décompte figure en fin d’article.
Ne comptez pas sur le silence du locataire, qui ne vaut pas acceptation, ni sur le relevé du syndic, qui ne vaut pas justification. Ne comptez pas davantage sur une clause « charges comprises » pour réclamer un rappel : elle sera plaidée contre vous.
Modèles de lettres
Vous n’avez jamais reçu de décompte de charges
La lettre à copier :
Madame, Monsieur, en application de l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, je vous prie de me communiquer, pour chacune des années [années], le décompte des charges par nature, le mode de répartition entre les locataires et les pièces justificatives correspondantes, ou de m’indiquer le lieu et les heures auxquels je pourrai les consulter. À défaut de justification dans un délai d’un mois, je solliciterai la restitution des provisions versées.
La lettre à ne jamais écrire :
Faute de justificatifs, je cesse de payer les provisions de charges à compter de ce mois.
Cette lettre ne suspend rien : elle constitue la preuve écrite d’un impayé volontaire, que le bailleur produira à l’appui d’une procédure en paiement.
Vous payez une provision ou une régularisation que vous contestez
La mention à copier sur le virement ou dans le courriel qui l’accompagne :
Je règle la somme de [montant] euros sous toutes réserves, dans l’attente de la communication du décompte par nature de charges et des pièces justificatives prévus à l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
La mention à ne jamais écrire :
Je règle la régularisation de charges pour solde de tout compte.
Le bailleur présentera cette mention comme l’acceptation du décompte, et vous devrez consacrer une partie de l’audience à la neutraliser.
Vous êtes bailleur et adressez la régularisation annuelle
La lettre à copier :
Vous trouverez ci-joint le décompte par nature de charges de l’exercice [année] et le mode de répartition appliqué à votre logement. Les pièces justificatives sont à votre disposition pendant six mois à compter de ce jour, à [adresse], sur rendez-vous, ou vous seront adressées en copie sur simple demande.
La lettre à ne jamais écrire :
Régularisation des charges [année] : [montant] euros, à régler sous huitaine.
Ce courrier ne comporte ni décompte par nature, ni mode de répartition, ni offre de consultation des pièces. Il ne satisfait pas à l’article 23, et le locataire pourra obtenir la restitution des provisions si vous ne justifiez pas les charges devant le juge (Cass. 3e civ., 21 déc. 2017, n° 16-25.686).
Ce que la règle ne dit pas
Les textes et les arrêts fixent le cadre. Ils ne disent pas si votre décompte tient, si la clause de votre bail vous protège, ni ce que vaut votre dossier face aux pièces de l’autre partie. C’est le travail de l’avocat : lire les pièces, chiffrer année par année, et choisir la voie qui aboutit.
Valentin Simonnet est avocat au Barreau de Paris. Il intervient en contentieux des affaires et en droit pénal des affaires.
