En contentieux, la pièce n’est pas un accessoire : elle est le support de l’argument. Très souvent, le raisonnement se construit ainsi, de manière quasi mécanique : un fait, une pièce ; une démonstration, une pièce. C’est précisément pour cette raison que la gestion des pièces — et, en particulier, leur numérotation — devient l’un des points les plus irritants et les plus chronophages de la pratique quotidienne.
La difficulté est structurelle. Les pièces ne sont presque jamais transmises “en bloc”. Elles arrivent au fil de l’eau, parfois tardivement, souvent dans le désordre. Dans le même temps, la stratégie évolue : une pièce décisive apparaît et doit être insérée avant celles déjà listées ; une autre est écartée ; un élément est scindé, fusionné, requalifié. À mesure que l’écrit se précise, la numérotation se déforme. Il en résulte, soit une perte de temps importante consacrée à renuméroter, soit — ce qui est plus grave — des incohérences : numéros manquants, doublons, références discordantes entre le corps des écritures et le bordereau de pièces. Souvent, les deux.
Or le bordereau est la colonne vertébrale documentaire de l’écrit. Il doit reprendre, de manière uniforme et exhaustive, le numéro et l’intitulé exact de chaque pièce. Il doit surtout “suivre” automatiquement les modifications : si une pièce est ajoutée, déplacée ou supprimée, le bordereau doit refléter la même réalité que le corps des écritures, sans ressaisie et sans risque de décalage.
Cette situation n’a pourtant rien d’inéluctable. Word dispose, sans outil externe, de mécanismes suffisamment puissants pour automatiser la numérotation des pièces, uniformiser leurs intitulés, sécuriser les citations dans le corps du texte et générer un bordereau qui se met à jour à partir de la même source. Autrement dit : la numérotation cesse d’être un chantier permanent, et redevient ce qu’elle devrait toujours être — une conséquence automatique d’une méthode de travail.
L’objet de ce guide est de présenter, pas à pas, une approche simple et robuste, applicable indifféremment aux écritures, conclusions, assignations et requêtes, permettant de gérer des pièces “au fil de l’eau” tout en conservant un document parfaitement cohérent et à jour.
À la clé : un gain de temps substantiel, une réduction des erreurs et des écritures plus lisibles, pour la juridiction comme pour les parties.
Cette méthode a une limitation qu’il faut assumer : une pièce doit d’abord exister dans le bordereau (sous forme de légende Word) pour pouvoir être citée automatiquement dans le corps et pour que le bordereau se mette à jour. À ce jour, en natif Word, il n’y a pas plus simple et plus robuste.
Préparer le document
- Créer (ou ouvrir) le document d’écritures.
- En fin de document, créer une section : BORDEREAU DE PIÈCES (titre en style “Titre 1” si vous le souhaitez).
Créer la légende
- Onglet Références → Insérer une légende.
- Dans la fenêtre, dans le champ Légende
- Taper : Pièce. Le numéro 1 se met automatiquement
- Cliquer OK → Word insère dans le document :
Pièce 1(ou le numéro suivant). - Taper immédiatement l’intitulé de la pièce à la suite, par exemple :
Pièce 1 – Contrat de bail du 3 mai 2021
Bonnes pratiques
- Toujours le même format :
Pièce X – Intitulé - Éviter les zones de texte : les légendes doivent être dans le texte principal (pas dans un encadré, pas en en-tête).
Contrôle (une fois)
- Cliquer dans “Pièce 1”, puis Alt+F9 : Word doit afficher un champ (accolades
{ ... }). - Refaire Alt+F9 pour revenir à l’affichage normal.
Note : chez moi le Alt+F9 ne fonctionne pas, je fais donc controle + P qui permet de mettre à jour les légendes
Citer une pièce dans le corps (référence croisée / renvoi)
À chaque fois qu’une pièce doit être citée dans les écritures (partie faits ou discussion ou synthèse) :
- Placer le curseur à l’endroit exact de la citation.
- Onglet Références → Renvoi.
- Dans la fenêtre :
- Catégorie : choisir dans le menu déroulant Pièce qui est la catégorie précédemment créée
- Là vont s’afficher toutes les pièces (légendes) que vous avez déjà renseignées
- Dans la liste des éléments, sélectionner la bonne pièce (“Pièce 7 – …”)
- Insérer un renvoi à :
- Texte et numéro → pour afficher
Pièce 7sans l’intitulé - Légende entière → pour afficher
Pièce 7 – Intitulé…avec le nom de la pièce
- Texte et numéro → pour afficher
- Cliquer sur insérer
- Fermer la fenêtre pour revenir au document
Important :
- Ne jamais retaper “Pièce 7” à la main : uniquement des renvois.
- Une pièce peut être citée 20 fois : toutes les citations restent cohérentes.
Ajouter une pièce “au milieu” (Word renumérote tout)
C’est là où cette technique devient exceptionnelle : si vous êtes arrivé à la pièce n°9 et que vous vous rendez compte que vous voulez rajouter une pièce entre la n°2 et la n°3, c’est possible et Word renumérote tout automatiquement partout !
Exemple : une pièce déterminante doit devenir la nouvelle “Pièce 3”.
- Dans le bordereau (section source), se placer entre “Pièce 2 – …” et “Pièce 3 – …”.
- Références → Insérer une légende (Étiquette : Pièce) → OK
- Saisir l’intitulé.
- Mettre à jour avec ctrl+P : tout se renumérote, et toutes les citations suivent.
Supprimer une pièce
- Dans le bordereau source, supprimer la ligne de légende de la pièce.
- Mettre à jour (étape 6).
- Vérifier le corps : si la pièce était citée, Word affichera un renvoi cassé (c’est normal : la cible n’existe plus) sous la forme en gras « Erreur ! Source du renvoi introuvable.«
- Remplacer ou supprimer la citation.
6) Mettre à jour tout le document (routine avant PDF / RPVA)
- Faire Ctrl + P
Ou alors :
- Ctrl + A (tout sélectionner)
- F9 (mise à jour de tous les champs)
Si F9 ne fait rien
- Essayer Fn + F9 (certains claviers)
- Vérifier que le curseur est dans le document (pas dans une boîte de dialogue)
- Vérifier avec Alt+F9 que les pièces sont bien des champs
{ ... }et pas du texte.
Générer le bordereau automatiquement
Simple
Votre bordereau de pièces est déjà généré et à jour puisqu’il constitue la source (origine) des pièces dans le corps de vos conclusions !
Plus complexe
Il est toujours possible de générer le bordereau pour l’insérer en sus à un autre endroit
Si le bordereau “officiel” doit être une liste auto-générée (numéro + intitulé + page) :
- Dans la section BORDEREAU DE PIÈCES, placer le curseur à l’endroit où insérer le bordereau.
- Onglet Références → Insérer une table des illustrations
- Paramétrer :
- Légende : Pièce
- Cocher Afficher les numéros de page (si souhaité)
- Caractères de suite : points (si souhaité)
- OK
- En cas de modification : clic droit sur le bordereau → Mettre à jour le champ (ou Ctrl+A/F9)
Check-list “zéro erreur” (à appliquer systématiquement)
- Toute pièce existe d’abord en légende au bordereau source avant d’être insérée dans le corps
- Toute citation dans le corps est un renvoi (jamais de texte tapé)
- Avant PDF/RPVA : Ctrl+P ou Ctrl+A → F9
- Après insertion/suppression : mise à jour + contrôle visuel rapide du bordereau
