Vous recevez la convocation à l’assemblée générale appelée à approuver les comptes. Ordre du jour, projets de résolutions, annexes comptables : tout y est, sauf une ligne. Nulle part n’est indiqué où, quels jours et à quelles heures vous pouvez consulter les pièces justificatives des charges. La plupart des copropriétaires passent sur cette absence. C’est une erreur : c’est l’un des rares vices de forme de la convocation qui peut faire annuler l’approbation des comptes — et, avec elle, faire tomber l’exigibilité des charges de l’exercice.
Encore faut-il savoir ce que cette sanction recouvre, et où elle s’arrête. Car elle n’est ni automatique, ni aussi large qu’on le croit : un syndic averti peut la neutraliser, et un copropriétaire mal conseillé peut la perdre en se rendant simplement à la consultation qu’on lui propose.
Ce que la convocation doit indiquer
Le siège de l’obligation tient en un texte qu’il faut lire en entier, l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 :
Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges mentionnées à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, en original ou en copie, et classées par catégories à la disposition de chaque copropriétaire pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété. Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation mentionnée à l’article 9. Lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d’accueil physique déterminés dans le contrat de syndic. Le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical. Pendant le délai mentionné au premier alinéa, il peut également se faire assister par son locataire ou autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.
Ce texte prolonge l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, qui consacre le droit d’accès aux pièces justificatives des charges. L’ensemble est d’ordre public : le syndic ne peut en être dispensé, ni par le règlement de copropriété, ni par une décision d’assemblée.
Pour votre dossier, retenez l’essentiel : trois mentions — le lieu, le ou les jours, les heures — doivent figurer dans la convocation elle-même. Un renvoi vague à « une consultation sur rendez-vous » ou « la semaine précédant l’assemblée » ne remplit pas cette exigence. Le droit appartient à tout copropriétaire, à l’acquéreur à terme et au mandataire commun en cas d’indivision ou d’usufruit ; les locataires n’y accèdent qu’au titre des charges récupérables, à votre place et avec votre autorisation.
Quelles pièces vous pouvez exiger — et celles qu’on vous refusera
L’article 18-1 dresse une liste non limitative : factures, contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants, quantités consommées, prix unitaires ou forfaitaires de chaque catégorie de charges, et, le cas échéant, une note d’information sur le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et de production d’eau chaude sanitaire collectifs (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965).
Mais ce droit a une frontière. Il porte sur les pièces qui justifient la réalité et le montant des dépenses soumises à votre vote, pas sur l’ensemble des documents de gestion du syndic. À l’inverse, le syndic n’est pas tenu de joindre à la convocation d’autres éléments comptables que ceux énumérés par l’article 11 du décret ; pour le reste, vous demanderez des explications en séance (Cass. 3e civ., 30 nov. 2010, n° 09-72.386). Votre droit individuel ne se confond pas avec le droit de contrôle, bien plus large, du conseil syndical (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965).
Combien de temps le syndic doit-il vous laisser ?
La durée est l’autre nerf : « au moins un jour ouvré », et « appropriée à la dimension de la copropriété » — deux exigences du texte qui se contrôlent séparément.
« Au moins un jour ouvré » ne signifie pas vingt-quatre heures continues : une plage de deux heures, un jour ouvré, a pu suffire pour une copropriété modeste (Cass. 3e civ., 3 nov. 2016, n° 15-21.951). Mais la durée doit rester proportionnée : pour un syndicat de 201 copropriétaires et l’examen de deux exercices, deux heures — le syndic absent, donc sans réponse aux questions — ont été jugées insuffisantes, et l’approbation des comptes annulée faute d’information éclairée (Cass. 3e civ., 15 janv. 2003, n° 01-00.766). La vraie question n’est jamais « un jour ouvré a-t-il été offert ? », mais « la plage proposée permettait-elle un examen réel des comptes ? ».
La consultation doit porter sur l’exercice voté
Vérifiez un détail que presque personne ne contrôle : l’exercice visé. Le droit de consultation est rattaché à l’exercice dont l’assemblée est « appelée à connaître des comptes » (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) — ce sont les pièces de cet exercice, et d’aucun autre, que le syndic doit tenir à votre disposition. Une convocation qui organise la consultation, ou met à disposition les pièces, d’un exercice distinct de celui dont les comptes sont soumis au vote ne satisfait pas réellement l’obligation : vous votez alors sur des comptes que vous n’avez pas pu vérifier. La sanction devrait être la même qu’en cas d’absence pure et simple de mise à disposition — la nullité de l’approbation des comptes (rappr. Cass. 3e civ., 19 janv. 1994, n° 92-15.624, jugeant que l’impossibilité de consulter est une cause d’annulation). Avant de voter, confrontez donc l’exercice annoncé pour la consultation à celui des comptes inscrits à l’ordre du jour.
La sanction : la nullité de l’approbation des comptes
Le verrou est posé par l’article 13 du décret du 17 mars 1967 : l’assemblée ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux articles 9 à 11-I. De longue date, la Cour de cassation juge que l’impossibilité de consulter les pièces justificatives des charges est une cause d’annulation de la décision d’approbation des comptes (Cass. 3e civ., 19 janv. 1994, n° 92-15.624). La même logique frappe le défaut de notification, avec la convocation, des documents comptables exigés par l’article 11 — état financier, compte de gestion, comparatifs (Cass. 3e civ., 12 nov. 2020, n° 19-21.668).
La nullité ne frappe pas l’assemblée entière : seule tombe la délibération qui se prononce sur les comptes, et non l’assemblée dans son entier (CA Paris, 23e ch., 13 juin 1990). Sont exposées à l’annulation :
- l’approbation des comptes de l’exercice clos — la résolution directement visée, l’assemblée étant « appelée à connaître des comptes » (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) ;
- les résolutions portant sur des dépenses ou des charges reposant sur ces comptes, dont la régularité dépend de la possibilité de les vérifier : une partie de la doctrine vise les résolutions ayant une incidence directe ou indirecte sur les charges susceptibles d’incomber au copropriétaire ;
- le quitus donné au syndic, sous réserve : son rattachement à la consultation des pièces est discuté, certaines juridictions du fond estimant que le vote du quitus n’y est pas lié.
Restent en principe valables les décisions étrangères aux comptes : travaux, désignation du syndic, modification du règlement de copropriété, questions diverses. D’où une règle de rédaction : visez expressément, dans l’assignation, chacune des résolutions que vous entendez faire tomber, plutôt que « l’assemblée dans son entier ».
La vraie portée : des charges qui deviennent inexigibles
L’enjeu dépasse la gouvernance. L’approbation des comptes est ce qui rend la créance de charges certaine, liquide et exigible (art. 10 de la loi du 10 juillet 1965). Annulez-la, et les charges de l’exercice perdent leur fondement : le syndicat ne peut plus les réclamer tant que des comptes réguliers n’ont pas été votés.
La démonstration en a été faite : convocation ne précisant aucune modalité, syndic ne justifiant pas avoir réellement mis les pièces à disposition, résolutions d’approbation des comptes de plusieurs exercices annulées — seules les charges du dernier exercice régulièrement approuvé restaient dues (CA Versailles, 4e ch. 2e sect., 15 mai 2017, n° 15/03549). Ce moyen est donc une arme de défense, pas seulement de contestation, face à une assignation en paiement de charges.
Le nerf du dossier : à qui de prouver quoi ?
C’est ici que ces dossiers se gagnent ou se perdent, et le rapport de force n’est pas celui qu’on imagine.
La charge de la preuve penche vers le syndic. C’est à lui de justifier qu’il a accompli les formalités de notification imposées par les textes : la Cour de cassation l’a affirmé pour les documents devant être notifiés avec l’ordre du jour (Cass. 3e civ., 15 févr. 2023, n° 22-10.565). La même logique probatoire devrait valoir pour la mise à disposition des pièces justificatives, sans que la Cour l’ait encore consacré aussi nettement sur ce terrain.
Reste un obstacle : cette nullité est une nullité de protection. Elle protège le copropriétaire réellement privé d’accès, pas celui qui a pu consulter malgré l’omission. La Cour de cassation a ainsi écarté le moyen du copropriétaire qui s’était présenté au cabinet du syndic et avait consulté les pièces : il était sans intérêt à invoquer la nullité (Cass. 3e civ., 25 févr. 2016, n° 15-10.862). De même, une convocation muette n’emporte pas nullité si un courrier joint indiquait un accès dématérialisé et que le copropriétaire ne démontre ni empêchement ni grief (CA Rennes, 4e ch., 20 mai 2021, n° 19/03043). Trois éléments commandent l’issue : une information alternative effective, la réalité de la carence, et le grief concret subi.
D’où la conduite à tenir si vous entendez attaquer l’approbation des comptes : ne régularisez pas vous-même le vice. Le syndic qui a oublié l’indication peut sauver sa résolution en vous proposant, après coup, un rendez-vous : si vous l’honorez, vous consultez les pièces et vous perdez l’intérêt à agir. Si ce rendez-vous est tardif, éloigné ou trop bref pour un examen utile, faites-le constater par écrit plutôt que de vous y rendre. Conservez la preuve que la convocation était muette et que vous n’avez pas pu accéder réellement aux pièces : c’est cette double démonstration qui emporte la nullité, pas l’omission seule.
Avant l’assemblée : forcer la consultation plutôt que la subir
Attendre le vote pour attaquer n’est pas la seule voie, ni la meilleure. Le droit de consultation étant d’ordre public, le copropriétaire confronté, avant l’assemblée, à un refus ou à une mise à disposition illusoire peut saisir le juge des référés pour obtenir l’organisation de la consultation, le cas échéant sous astreinte (déjà en ce sens : TGI Moulins, réf., 17 mars 1986). Vous obtenez ainsi les pièces à temps pour voter, et vous fixez la preuve de la carence.
Le conseil syndical offre un levier plus puissant encore. Son droit d’accès est bien plus large : il peut prendre connaissance et copie de toutes pièces se rapportant à la gestion du syndic, et en cas de défaut de transmission au-delà d’un mois à compter de sa demande, des pénalités par jour de retard sont imputées sur la rémunération du syndic, son président pouvant saisir le président du tribunal judiciaire pour les faire payer au syndicat (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965). Si vous y siégez, vous tenez un moyen de pression que le copropriétaire isolé n’a pas.
La responsabilité du syndic, en plus de la nullité
Indépendamment de la nullité, le syndic engage sa responsabilité s’il n’organise pas la consultation ou l’organise dans des conditions illusoires, dès lors que vous démontrez un préjudice — par exemple la perte d’une chance de contester utilement des charges injustifiées. La réserve est exigeante : encore faut-il établir le manquement et le préjudice, la seule allégation d’un refus non prouvé ne suffisant pas (Cass. 3e civ., 9 févr. 2022, n° 21-11.197).
Qui peut agir, et dans quel délai
L’action n’appartient qu’au copropriétaire opposant ou défaillant sur la résolution d’approbation des comptes, et doit être introduite dans les deux mois de la notification du procès-verbal (art. 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965). Passé ce délai, la résolution — fût-elle votée sur une convocation irrégulière — devient définitive. Et le copropriétaire qui a voté pour l’approbation des comptes a perdu, sur cette résolution, la qualité d’opposant : il ne peut plus la contester.
Sur la qualité pour agir, le point de départ du délai et la forme de l’action, le parcours complet est exposé dans le guide de la contestation d’une décision d’assemblée générale. L’omission des modalités de consultation se cumule d’ailleurs souvent avec un défaut des documents comptables joints à la convocation — autre fondement de nullité des comptes, sur le terrain de l’article 11.
Comptabilité en copropriété : régime spécifique, nullités et recours
Questions fréquentes
Le syndic doit-il m’envoyer les pièces justificatives par courrier ?
Non. Aucun texte ne l’oblige à adresser une copie par voie postale, même si vous joignez un chèque pour le défrayer (Cass. 3e civ., 9 févr. 2022, n° 21-11.197). La consultation se fait sur place, copies à vos frais (art. 9-1 du décret).
Le syndic peut-il me facturer la consultation des pièces ?
Non. La mise à disposition des pièces et la réception des copropriétaires relèvent des attributions courantes du syndic et ne donnent lieu à aucune rémunération particulière (art. 9-1 du décret). Seule la délivrance de copies peut être mise à votre charge.
Puis-je venir consulter avec mon avocat ou mon expert-comptable ?
Le texte ne prévoit expressément que l’assistance par un membre du conseil syndical (art. 9-1 du décret). Une partie de la doctrine en déduit l’exclusion d’un autre tiers professionnel ; le point ne paraît pas tranché par la Cour de cassation. Le plus sûr : consulter, prendre copie, puis faire analyser les pièces.
Faire le tri entre le vice apparent et le vice qui tient
L’omission des modalités de consultation est rarement le seul vice d’une assemblée : elle voisine avec un défaut de pièces comptables, un délai de convocation trop court ou un ordre du jour incomplet. Ce que la règle ne dit pas, c’est lequel de ces moyens tiendra devant le juge dans votre dossier — et si votre intérêt à agir résistera à la défense du syndic. Les faits comptent ici autant que le texte, et c’est précisément le travail de l’avocat.
Valentin Simonnet est avocat au Barreau de Paris. Il intervient en contentieux des affaires et en droit pénal des affaires.
