Vous venez de prendre la direction d’une société et vous découvrez que votre prédécesseur n’a rien laissé. Pas de comptabilité, pas de registres sociaux, pas de contrats, pas d’accès au logiciel comptable. La société existe juridiquement mais vous n’avez aucune archive pour la gérer. Le scénario est beaucoup plus fréquent qu’on ne le croit — et il est beaucoup plus dangereux qu’il n’y paraît, parce que c’est vous, nouveau dirigeant, qui êtes désormais responsable de tout ce que la société fait ou ne fait pas, y compris de ce que vous ne savez pas.
Cet article expose ce que l’ancien dirigeant était légalement tenu de conserver et de vous remettre, les moyens de reconstituer les archives par d’autres voies, et les actions judiciaires disponibles pour forcer la restitution — mise en demeure, référé sous astreinte, action en responsabilité. Le sujet concerne toutes les formes sociales : SARL, SAS, SA, SCI, SNC, et toute autre société disposant d’un dirigeant.
Le dirigeant est le dépositaire légal des documents de la société
Le dirigeant — qu’il soit gérant de SARL ou de SCI, président de SAS, directeur général ou président du conseil d’administration de SA — est le représentant légal de la personne morale. Les documents de la société ne lui appartiennent pas personnellement : il les détient en qualité de mandataire social. C’est la société qui en est propriétaire.
Cette qualité de dépositaire emporte une obligation de conservation et de restitution. Les textes qui fondent cette obligation sont les suivants.
L’article L. 223-26 du Code de commerce impose au gérant de SARL d’établir pour chaque exercice le rapport de gestion, l’inventaire et les comptes annuels, et de les soumettre à l’approbation des associés. L’article L. 225-100 du même code impose des obligations équivalentes au conseil d’administration ou au directoire des SA. Pour les SCI et autres sociétés civiles, l’article 1856 du Code civil oblige le gérant à rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an. L’obligation existe dans toutes les formes sociales, seule la référence textuelle change.
L’article L. 123-22 du Code de commerce, applicable à tout commerçant et donc à toute société commerciale, impose la conservation des documents comptables et des pièces justificatives pendant dix ans.
La Cour de cassation en tire une conséquence pratique limpide : lors de son départ, l’ancien dirigeant doit remettre à son successeur l’ensemble des documents sociaux nécessaires à l’administration de la société. Cass. com., 6 mai 1991, n° 89-16.900. Ce principe est transversal — il s’applique au gérant de SARL comme au président de SAS, au gérant de SCI comme au directeur général de SA.
La liste des documents que l’ancien dirigeant devait détenir
L’ampleur de ce que l’ancien dirigeant devait avoir en sa possession est souvent sous-estimée. Voici un inventaire concret, document par document, avec le fondement juridique de chaque obligation.
Documents sociaux et juridiques
Statuts à jour et modifications successives. Tout associé peut à toute époque obtenir une copie certifiée conforme des statuts en vigueur (art. L. 223-26, al. 5 C. com. pour les SARL ; art. 1855 C. civ. pour les sociétés civiles). Le dirigeant, en sa qualité de représentant légal, doit les conserver au siège social.
Registre des assemblées générales (procès-verbaux). Les délibérations de l’assemblée sont constatées par un procès-verbal établi sur un registre spécial tenu au siège social, coté et paraphé (art. R. 223-24 et R. 221-3 C. com. pour les sociétés commerciales). Ce registre doit couvrir l’intégralité de la vie sociale — y compris les décisions de l’associé unique le cas échéant.
Feuilles de présence des assemblées. Les feuilles de présence des AG des trois derniers exercices font partie des documents soumis au droit de communication permanent des associés (art. L. 225-115 C. com. pour les SA ; art. R. 223-15 C. com. pour les SARL).
Registre des mouvements de parts sociales ou d’actions. Pour les sociétés par actions, les titres doivent être inscrits en compte au nom de leur propriétaire (art. L. 228-1 C. com.), ce qui implique la tenue d’un registre des mouvements de titres nominatifs. Pour les SARL, un registre des mouvements de parts n’est pas imposé par un texte spécifique, mais résulte en pratique de l’obligation de constater les cessions par acte (art. L. 223-17 C. com.) et de l’obligation de signifier les cessions à la société.
Rapports de gestion annuels. Le gérant de SARL est tenu d’établir un rapport de gestion pour chaque exercice (art. L. 223-26 C. com.). Le conseil d’administration ou le directoire de SA a la même obligation (art. L. 225-100 C. com.). Le gérant de société civile doit rendre compte de sa gestion par un rapport écrit (art. 1856 C. civ.).
Rapports spéciaux sur les conventions réglementées. Le gérant de SARL doit présenter à l’assemblée un rapport sur les conventions conclues entre la société et l’un de ses gérants ou associés (art. L. 223-19 C. com.). En SA, les conventions visées aux articles L. 225-38 et suivants font l’objet d’un rapport spécial du commissaire aux comptes.
Déclaration des bénéficiaires effectifs. Toute société doit déposer au greffe la déclaration relative à ses bénéficiaires effectifs (art. L. 561-46 C. mon. fin.). Le dirigeant doit conserver les éléments ayant servi à cette déclaration.
Extrait Kbis à jour. L’extrait d’immatriculation au RCS est accessible auprès du greffe, mais le dirigeant doit disposer d’une version à jour reflétant les dernières modifications.
Documents comptables et fiscaux
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe). Le gérant de SARL est tenu de les établir pour chaque exercice (art. L. 223-26 C. com.). L’article L. 123-12 C. com. impose à tout commerçant l’établissement de comptes annuels à la clôture de l’exercice.
Livre-journal et grand livre. L’article L. 123-12 du Code de commerce impose à tout commerçant d’enregistrer chronologiquement les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise. Le livre-journal et le grand livre en sont les supports obligatoires.
Pièces justificatives (factures, relevés bancaires, contrats fournisseurs, notes de frais). L’article L. 123-22 du Code de commerce impose leur conservation pendant dix ans. C’est l’obligation de conservation la plus longue et la plus lourde en volume — et c’est souvent là que le bât blesse, parce que ces pièces se trouvent physiquement chez l’ancien dirigeant ou chez l’expert-comptable.
Liasses fiscales et déclarations fiscales (TVA, IS ou IR, CFE, CVAE). Ces documents résultent des obligations déclaratives de la société envers l’administration fiscale. Le dirigeant est responsable de leur établissement et de leur conservation. Le délai de conservation fiscale est de six ans (art. L. 102 B du Livre des procédures fiscales), mais le délai comptable de dix ans (art. L. 123-22 C. com.) s’applique aux pièces sous-jacentes.
Fichiers des écritures comptables (FEC). L’article L. 47 A du Livre des procédures fiscales impose la présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée lors d’un contrôle fiscal. Le défaut de présentation du FEC entraîne une amende de 5 000 € (art. 1729 D CGI). L’arrêt Cass. com. du 26 novembre 2025 visait d’ailleurs expressément le FEC comme document devant être restitué par l’ancien dirigeant.
Correspondances avec l’administration fiscale et l’expert-comptable. Pas de texte spécifique, mais leur conservation résulte de l’obligation générale de conservation des pièces justificatives (art. L. 123-22 C. com.) et de l’obligation de pouvoir répondre à tout contrôle.
Documents sociaux (droit du travail)
Si la société emploie du personnel, l’ancien dirigeant devait détenir :
Registre unique du personnel. L’article L. 1221-13 du Code du travail impose sa tenue dans tout établissement employant des salariés. Il mentionne les noms, emplois, dates d’entrée et de sortie de tous les salariés.
Contrats de travail. L’article L. 1221-1 du Code du travail définit le contrat de travail. Sa conservation est nécessaire pour justifier la relation de travail et les obligations de l’employeur.
Bulletins de paie. L’employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant cinq ans (art. L. 3243-4 C. trav.).
Déclarations sociales (DSN) et DPAE. La DSN est obligatoire pour toute entreprise employant des salariés. Les DPAE doivent être conservées pour justifier du respect des formalités d’embauche.
Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). L’article R. 4121-1 du Code du travail impose sa tenue et sa mise à jour. Le DUERP doit être conservé pendant au moins quarante ans (art. R. 4121-4 C. trav.).
Affiliations mutuelle et prévoyance. Les contrats de complémentaire santé et de prévoyance collective résultent d’obligations légales ou conventionnelles dont l’employeur doit pouvoir justifier.
Documents contractuels, bancaires et d’exploitation
Bail commercial ou professionnel. Le contrat de bail est un document essentiel — sans lui, le nouveau dirigeant ne connaît ni les conditions du bail, ni les échéances, ni les obligations de la société envers le bailleur.
Contrats d’assurance (RC professionnelle, multirisque, flotte véhicules). Leur conservation est indispensable pour connaître les garanties en cours et les échéances de renouvellement.
Conventions bancaires, relevés de comptes et moyens de paiement. Le nouveau dirigeant doit pouvoir accéder immédiatement aux comptes bancaires de la société. La situation de trésorerie et les références des comptes bancaires font partie des éléments essentiels de la passation de pouvoirs.
Contrats avec les clients, fournisseurs et prestataires. Conservation décennale au titre des pièces justificatives (art. L. 123-22 C. com.).
Dossiers contentieux en cours. Le nouveau dirigeant doit connaître les procédures en cours, les calendriers de procédure, les avocats mandatés et les provisions constituées. Sans ces informations, il ne peut ni assurer la défense de la société ni provisionner correctement les risques dans les comptes.
Accès numériques (logiciel comptable, boîte mail professionnelle, plateformes administratives, cloud). Aucun texte spécifique n’impose leur transmission, mais ils constituent le prolongement nécessaire de l’obligation de remise des documents sociaux et comptables. Un logiciel comptable sans identifiant d’accès est un livre fermé. L’arrêt du 26 novembre 2025 visait expressément les fichiers informatiques comptables.
Autorisations administratives et agréments. Pour les activités réglementées (auto-école, agence immobilière, établissement de santé, entreprise de sécurité privée, etc.), l’agrément ou l’autorisation d’exercer est un document vital. Son absence peut entraîner la fermeture immédiate de l’activité et la responsabilité pénale du nouveau dirigeant.
L’ancien dirigeant ne peut pas se retrancher derrière l’expert-comptable
L’argument revient systématiquement : « tout est chez le comptable ». Cet argument est inopérant.
L’expert-comptable n’est pas un organe de la société. Il intervient dans le cadre d’une lettre de mission — un contrat de prestation de services. Il n’est pas le dépositaire légal des documents sociaux. C’est le dirigeant qui l’est, et c’est le dirigeant qui est personnellement responsable de leur conservation et de leur transmission à son successeur.
En pratique, l’expert-comptable détient deux catégories de documents :
- Les documents que le client lui a remis pour exécuter sa mission (factures, relevés bancaires, contrats). Ces documents appartiennent au client. L’expert-comptable doit les restituer. L’Ordre des experts-comptables est constant sur ce point : la rétention des documents appartenant au client constitue une faute, même en cas d’honoraires impayés.
- Les travaux qu’il a lui-même produits (comptes annuels, liasses fiscales, déclarations). Sur ces travaux — et uniquement sur ceux-ci — l’expert-comptable peut exercer un droit de rétention en cas d’honoraires impayés, sur le fondement de l’article 2286 du Code civil. Ce droit de rétention suppose une créance certaine, liquide et exigible, un lien direct entre les documents retenus et la mission impayée, et le respect des obligations déontologiques (information du client par LRAR, information du président du Conseil régional de l’Ordre, art. 168 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012).
La conséquence est nette : l’ancien gérant reste personnellement redevable de la remise des documents, quelle que soit la localisation physique des pièces. Si les pièces sont chez l’expert-comptable et que les honoraires sont à jour, l’expert-comptable doit les remettre. Si les honoraires ne sont pas à jour, c’est un problème entre la société et l’expert-comptable — mais cela ne décharge en rien l’ancien dirigeant de son obligation de restitution.
Comment reconstituer les archives par d’autres voies
Avant même de lancer une action contre l’ancien dirigeant — qui prend du temps — le nouveau dirigeant a intérêt à reconstituer le maximum de documents par des voies parallèles. C’est même la priorité opérationnelle immédiate, parce qu’une société sans comptabilité et sans archives est une société qui ne peut pas fonctionner correctement et qui s’expose à des sanctions fiscales et sociales.
Au greffe du tribunal de commerce : les comptes annuels déposés sont accessibles (art. L. 232-23 C. com.). C’est le premier réflexe à avoir. Le greffe délivre également les extraits Kbis, les inscriptions de privilèges, et les actes déposés (statuts, PV de nomination). Le coût est modique.
Auprès de l’expert-comptable de la société : si l’expert-comptable est identifiable (par les liasses fiscales au greffe ou par les déclarations fiscales), écrire directement pour demander la remise de tous les documents appartenant à la société. Si les honoraires sont à jour, le refus est fautif.
Auprès de la banque : demander les relevés de compte des exercices antérieurs. La banque est tenue de les fournir au représentant légal en exercice — c’est-à-dire au nouveau dirigeant.
Auprès de l’administration fiscale : le nouveau dirigeant peut demander copie des déclarations fiscales déposées au nom de la société. L’administration est tenue de répondre dans le cadre du droit de communication.
Auprès des organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite) : pour reconstituer l’historique des déclarations sociales et des cotisations.
Auprès de la préfecture ou de l’administration compétente : si l’activité est réglementée, pour obtenir copie de l’agrément ou de l’autorisation d’exercer et vérifier sa validité. C’est une priorité absolue : sans agrément valide, le nouveau dirigeant exerce illégalement et engage sa propre responsabilité pénale.
La mise en demeure : première étape
Avant toute action judiciaire, la mise en demeure est indispensable — et pas seulement par courtoisie procédurale. Elle constitue le point de départ de la démonstration de la mauvaise foi de l’ancien dirigeant et du préjudice subi par la société.
Le courrier, adressé par LRAR, doit identifier précisément les documents réclamés (par catégorie : documents sociaux, comptabilité, contrats, etc.), fixer un délai raisonnable de restitution (huit à quinze jours), indiquer clairement que le défaut de restitution sera suivi d’une action en justice aux frais de l’ancien dirigeant, et rappeler que la rétention de documents sociaux constitue une faute engageant sa responsabilité civile.
Si l’ancien dirigeant ne répond pas ou se retranche derrière des prétextes (« je n’ai rien », « tout est chez le comptable », « il faut d’abord régler les honoraires du comptable »), la voie judiciaire est ouverte.
Le référé sous astreinte : l’arme de choix
L’action en référé est la voie privilégiée pour obtenir rapidement la restitution. Deux fondements sont disponibles selon la configuration.
Le premier est le référé de droit commun : l’article 873 alinéa 2 du Code de procédure civile devant le président du tribunal de commerce (pour les sociétés commerciales : SARL, SAS, SA, SNC), ou l’article 835 alinéa 2 du CPC devant le président du tribunal judiciaire (pour les sociétés civiles : SCI, SCP, etc.). Le texte est identique dans les deux cas :
« Dans les cas où l’existence de l’obligation n’est pas sérieusement contestable, [le président] peut accorder une provision au créancier, ou ordonner l’exécution de l’obligation même s’il s’agit d’une obligation de faire. »
Le second fondement est l’article L. 238-1 du Code de commerce, qui offre une voie spécifique et particulièrement efficace. Ce texte permet à toute personne intéressée qui ne peut obtenir la communication des documents sociaux visés par la loi de demander au président du tribunal statuant en référé soit d’enjoindre sous astreinte au dirigeant de les communiquer, soit de désigner un mandataire chargé d’y procéder. L’astreinte et les frais de procédure sont à la charge du dirigeant mis en cause. L’avantage de ce fondement est qu’il ne nécessite pas de démontrer l’absence de contestation sérieuse — c’est un référé-injonction autonome, prévu par le texte lui-même.
La Cour de cassation a clairement posé le principe : « le dirigeant de droit ou de fait d’une société commerciale a une obligation de transparence vis-à-vis des associés et doit restituer à la fin de son mandat l’ensemble des éléments comptables et juridiques de la société ». Cass. com., 26 novembre 2025, n° 24-18.693. Cette obligation est considérée comme non sérieusement contestable au sens de l’article 873 alinéa 2 CPC, de sorte que le juge des référés peut ordonner la remise dès lors qu’il est établi que l’ancien dirigeant conserve des documents par-devers lui. L’arrêt est d’autant plus important qu’il renverse la charge de la preuve : c’est à l’ancien dirigeant de justifier qu’il a restitué l’intégralité des documents, et non à la société de prouver qu’il ne l’a pas fait. La cour d’appel qui avait exigé de la société la preuve de la non-restitution a été censurée.
La jurisprudence du fond est abondante et convergente. La cour d’appel de Paris a jugé qu’il revient à l’ancien dirigeant se trouvant encore en possession de documents appartenant à la société de justifier, avec l’évidence requise en référé, d’un titre ou d’une qualité lui permettant de les détenir. CA Paris, 29 janvier 2016, n° 15/07142. Des condamnations à remise de registres, comptes, contrats et pièces bancaires, assorties d’astreintes de 500 à 1 000 euros par jour, sont régulièrement prononcées. CA Toulouse, 23 novembre 2022, n° 21/04808.
Le juge des référés peut assortir sa décision d’une astreinte — une somme par jour de retard — pour contraindre l’ancien dirigeant à s’exécuter. En pratique, les juridictions prononcent des astreintes allant de 50 à 1 000 euros par jour de retard, et précisent que la remise se fait aux frais de l’ancien gestionnaire. CA Versailles, 16 mai 2024, n° 23/06434 ; CA Poitiers, 9 décembre 2025, n° 25/00784 ; CA Nîmes, 9 novembre 2023, n° 23/01595. C’est l’astreinte qui fait l’efficacité de la procédure : face à une astreinte de 200 ou 500 euros par jour, même le dirigeant le plus récalcitrant finit par restituer ce qu’il a.
Lorsque l’obstruction est systématique et paralyse le fonctionnement de la société, le juge peut aller plus loin et désigner un administrateur provisoire ou un mandataire ad hoc chargé de procéder lui-même à la récupération des documents. C’est une mesure lourde, réservée aux cas où la rétention empêche totalement la société de fonctionner — mais elle existe et ne doit pas être exclue d’emblée.
Le conseil qui change tout : dans l’assignation en référé, demandez également la remise de tous les accès numériques — logiciel comptable, boîte mail professionnelle, cloud, codes d’accès aux plateformes administratives (impots.gouv.fr, URSSAF, net-entreprises). La comptabilité dématérialisée est devenue la norme, et le dirigeant qui remet un carton de factures mais conserve l’accès au logiciel comptable n’a rien restitué du tout. La Cour de cassation a d’ailleurs visé expressément le « fichier des écritures comptables » dans l’arrêt du 26 novembre 2025.
La limite du référé : la contestation sérieuse
Le référé n’est pas une voie absolue. Si l’ancien dirigeant conteste sérieusement soit l’existence des pièces, soit le fait de les détenir encore, le juge des référés peut refuser d’ordonner la remise en raison de cette contestation sérieuse et renvoyer la société à mieux se pourvoir au fond. CA Colmar, 1er octobre 2025, n° 24/01365 ; CA Aix-en-Provence, 15 juin 2023, n° 22/05609. Le litige se déplace alors sur le terrain de la responsabilité et, le cas échéant, le recours à des mesures probatoires (art. 145 CPC) ou de communication de pièces.
En pratique, cette limite joue rarement quand l’ancien dirigeant a eu la qualité de représentant légal et que les documents visés correspondent à la période de son mandat. La charge de la preuve inversée par l’arrêt du 26 novembre 2025 rend la contestation sérieuse plus difficile à soutenir qu’auparavant.
Cumuler le référé avec une demande indemnitaire
Le référé-restitution peut être utilement couplé avec une demande de provision sur dommages-intérêts pour le préjudice causé par le retard ou le refus de remise. Le fondement est la responsabilité délictuelle : frais de reconstitution de la comptabilité, pénalités fiscales supportées, coûts de procédures engagées pour pallier l’absence de documents, perte de chance liée à l’impossibilité de recouvrer des créances. La cour d’appel de Paris a ainsi condamné un ancien président à des dommages-intérêts pour restitution tardive et incomplète des documents sociaux. CA Paris, 9 décembre 2022, n° 20/16171.
L’action en responsabilité de l’ancien dirigeant
La non-restitution des documents sociaux ne génère pas seulement un droit à obtenir leur remise : elle constitue une faute engageant la responsabilité civile de l’ancien dirigeant envers la société.
Le fondement textuel varie selon la forme sociale mais la logique est identique partout : le dirigeant est responsable des fautes commises dans sa gestion, y compris après la cessation de ses fonctions pour les obligations nées du mandat. Pour les SARL, c’est l’article L. 223-22 du Code de commerce. Pour les SA, l’article L. 225-251. Pour les sociétés civiles, l’article 1850 du Code civil.
Le préjudice est souvent considérable et facile à démontrer : impossibilité de justifier la situation fiscale de la société (risque de taxation d’office), impossibilité de répondre à un contrôle URSSAF, perte de l’agrément d’exploitation pour les activités réglementées, coût de reconstitution de la comptabilité, retard dans le dépôt des comptes annuels (amende pénale de l’article L. 242-8 C. com.), impossibilité de recouvrer des créances clients dont les justificatifs ont disparu, paralysie de l’activité.
Cette action en responsabilité peut être exercée par la société elle-même (représentée par le nouveau dirigeant) ou, si le nouveau dirigeant est aussi associé, par voie d’action sociale ut singuli.
Précision importante : le juge vérifie que l’ancien dirigeant était effectivement tenu de remettre les documents en cause — c’est-à-dire qu’ils concernaient la période de son mandat et qu’il les détenait effectivement. Il peut écarter toute responsabilité si l’ancien dirigeant démontre qu’il n’était plus en fonction au moment des faits reprochés, ou qu’il justifie d’une impossibilité matérielle de communiquer les documents, ou encore qu’il les a remis à son successeur. CA Colmar, 1er octobre 2025, n° 24/01365 ; CA Paris, 12 septembre 2023, n° 21/05828. Cette défense est le seul vrai moyen d’échapper à la condamnation — et elle suppose de pouvoir prouver la remise, d’où l’intérêt vital du procès-verbal de passation de pouvoirs.
La prescription est de trois ans pour les sociétés commerciales (art. L. 223-23 C. com. pour les SARL ; art. L. 225-254 pour les SA), courant à compter du fait dommageable ou de sa révélation. Pour les sociétés civiles, la prescription est de cinq ans (art. 2224 C. civ.).
Les fondements pénaux : possibles mais limités
Peut-on porter plainte contre l’ancien dirigeant qui refuse de remettre les documents ? La question se pose légitimement, mais la réponse est nuancée.
L’article L. 241-3, 4° du Code de commerce (SARL) et l’article L. 242-6, 3° (SA, SAS) répriment l’abus de biens sociaux — l’usage des biens de la société contraire à son intérêt, à des fins personnelles. La rétention de documents sociaux pourrait tomber sous cette qualification si l’ancien dirigeant en tire un avantage personnel (par exemple : conserver les documents pour empêcher la société de révéler des malversations antérieures). Mais la qualification suppose la démonstration d’un usage contraire à l’intérêt social et d’une finalité personnelle — ce qui n’est pas toujours facile à établir.
L’abus de confiance (art. 314-1 C. pén.) est un fondement plus naturel : le dirigeant qui a reçu les documents en sa qualité de mandataire et qui refuse de les restituer détourne un bien qui lui avait été remis en vertu d’un mandat. La Cour de cassation admet que le détournement peut porter sur des documents et pas seulement sur des fonds. Cass. crim., 22 mars 2017, n° 15-85.929. Cette qualification est d’autant plus pertinente lorsque l’ancien dirigeant utilise les documents retenus pour concurrencer la société — le détournement de fichiers clients ou de documents commerciaux caractérise alors à la fois l’abus de confiance et la concurrence déloyale.
L’article L. 241-4 du Code de commerce punit le fait pour le gérant de SARL de ne pas dresser l’inventaire et les comptes annuels — mais ce texte vise le gérant en fonction, pas le gérant sortant.
En pratique, la voie pénale est rarement la plus efficace dans ce type de dossier. Le référé civil sous astreinte produit des résultats plus rapides. La voie pénale devient pertinente lorsque la rétention des documents s’inscrit dans un contexte plus large de malversations (détournements, abus de biens sociaux, présentation de comptes infidèles) et que le refus de restituer vise précisément à empêcher la découverte de ces faits.
Le cas particulier de l’activité réglementée
Lorsque la société exerce une activité réglementée — auto-école, agence immobilière, pharmacie, entreprise de transport, établissement de crédit, activité de sécurité privée — l’enjeu de la restitution des documents prend une dimension supplémentaire.
L’agrément ou l’autorisation d’exercer est souvent nominatif et attaché à l’établissement. Le nouveau dirigeant doit vérifier immédiatement auprès de l’administration compétente (préfecture, ARS, ACPR, CNAPS selon l’activité) que l’agrément est toujours valide et que les conditions d’exploitation sont remplies. Sans agrément valide, la société ne peut pas exercer — et le nouveau dirigeant qui poursuit l’activité engage sa propre responsabilité pénale.
Par exemple, pour une auto-école, le défaut d’agrément préfectoral d’exploitation est sanctionné pénalement par l’article L. 213-6 du Code de la route. Le nouveau gérant doit donc obtenir copie de cet agrément, vérifier qu’il n’a pas été retiré, et s’assurer que les autorisations d’enseigner des moniteurs sont à jour. L’ancien gérant qui conserve ces documents met directement en péril l’activité et expose le nouveau dirigeant à des poursuites.
Le piège de la responsabilité du nouveau dirigeant
Le nouveau dirigeant doit avoir conscience d’un principe cardinal : une fois nommé, il est responsable de la bonne administration de la société. La non-remise des documents par son prédécesseur ne l’exonère pas de ses propres obligations.
Concrètement, si l’administration fiscale contrôle la société et que les FEC ne sont pas disponibles, c’est le dirigeant en fonction qui recevra l’amende. Si les comptes annuels ne sont pas déposés au greffe, c’est le dirigeant en fonction qui est passible de la sanction pénale. Si un salarié est victime d’un accident du travail et que le DUERP n’existe pas, c’est le dirigeant en fonction qui sera poursuivi.
C’est exactement pour cette raison qu’il ne faut pas attendre. Chaque jour qui passe sans action augmente l’exposition personnelle du nouveau dirigeant. La mise en demeure doit partir dans les jours qui suivent la prise de fonctions, et l’assignation en référé dans les semaines qui suivent si la mise en demeure reste sans effet.
Formaliser la passation de pouvoirs : le réflexe que personne n’a
La quasi-totalité des litiges sur la non-remise des documents pourrait être évitée par un geste simple : établir un procès-verbal de passation de pouvoirs au moment du changement de direction, signé par l’ancien et le nouveau dirigeant, avec un inventaire détaillé des documents remis (papier et numériques), la liste des accès transmis (banques, logiciels, sites administratifs), la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires, la liste des contrats en cours et des dossiers contentieux.
Aucun texte général n’impose ce PV de passation. Mais son existence simplifie tout : si un litige survient, il permet de démontrer instantanément ce qui a été remis et ce qui ne l’a pas été. Les statuts ou un pacte d’associés peuvent d’ailleurs prévoir formellement cette procédure de passation — c’est une clause que les praticiens devraient systématiser.
Lors d’une cession de parts ou d’actions, le protocole de cession est le lieu naturel pour organiser cette remise : liste des documents à remettre à la date de réalisation, période d’accompagnement, garanties d’information. Le non-respect de ces engagements contractuels ouvre une responsabilité contractuelle en sus de la responsabilité du dirigeant sortant.
Questions fréquentes
Le nouveau dirigeant peut-il refuser la nomination si les documents ne lui sont pas remis ?
S’il n’est pas encore nommé, il peut conditionner son acceptation à la remise préalable d’un inventaire de documents. C’est même la précaution élémentaire à prendre. En revanche, une fois la nomination acceptée et publiée, le nouveau dirigeant est en fonction et doit agir par les voies de droit pour obtenir les documents.
L’expert-comptable peut-il refuser de remettre les documents en cas d’honoraires impayés ?
L’expert-comptable ne peut retenir que les travaux qu’il a lui-même produits (comptes annuels, liasses fiscales), et uniquement si sa créance d’honoraires est certaine, liquide et exigible. Les documents appartenant au client (factures, relevés, contrats) doivent être restitués dans tous les cas. Si l’expert-comptable exerce son droit de rétention sur ses propres travaux, la solution pratique est soit de régler les honoraires, soit de consigner les sommes contestées auprès de l’Ordre et de faire intervenir le nouvel expert-comptable.
Le référé peut-il être utilisé pour obtenir la restitution de documents numériques (accès logiciel, mots de passe) ?
Oui. Le juge des référés peut ordonner toute obligation de faire lorsqu’elle n’est pas sérieusement contestable, y compris la remise d’identifiants et de mots de passe, la communication d’un accès à un logiciel comptable ou à un serveur, et la restitution de fichiers informatiques. L’arrêt Cass. com. du 26 novembre 2025 visait d’ailleurs expressément le fichier des écritures comptables.
L’ancien dirigeant peut-il invoquer un droit de rétention sur les documents sociaux ?
Non. Le droit de rétention suppose une créance du rétenteur contre le propriétaire de la chose retenue. L’ancien dirigeant n’est pas créancier de la société au titre de la détention des documents — il en est le dépositaire en vertu de son mandat. La fin du mandat met fin au droit de détention. La jurisprudence est constante sur ce point.
Que faire si l’ancien dirigeant a détruit les documents ?
Si la destruction est démontrée, elle constitue une faute particulièrement grave ouvrant droit à des dommages-intérêts au titre du préjudice de reconstitution de la comptabilité et de toutes les conséquences qui en découlent (sanctions fiscales, perte de créances, impossibilité de justifier la situation sociale). En cas de destruction volontaire dans un contexte de procédure collective, le fait peut constituer un acte de banqueroute : l’article L. 654-2, 4° du Code de commerce vise expressément le fait d’avoir « fait disparaître des documents comptables de l’entreprise », et le 5° vise le fait d’avoir tenu une comptabilité manifestement incomplète ou irrégulière. Hors procédure collective, la destruction volontaire de documents comptables peut être poursuivie au titre de l’abus de confiance (art. 314-1 C. pén.) ou constituer un élément aggravant dans une plainte pour abus de biens sociaux.
La passation de pouvoirs entre dirigeants n’est pas un sujet théorique. C’est une situation concrète, souvent conflictuelle, où chaque jour de retard expose le nouveau dirigeant à des risques qu’il ne maîtrise pas encore — parce qu’il ne dispose pas des informations nécessaires pour les identifier. La priorité absolue est de reconstituer les archives par toutes les voies disponibles en parallèle, sans attendre que l’ancien dirigeant coopère. Et si la coopération ne vient pas, le référé sous astreinte est la réponse procédurale la plus rapide et la plus efficace.
Valentin Simonnet est avocat au Barreau de Paris. Il intervient en contentieux des affaires et en droit pénal des affaires.
