A quels documents le copropriétaire a-t-il accès ?

Etre copropriétaire ne vous donne pas forcément accès à tous les documents ayant trait à la copropriété.

C’est pourquoi on parle d’un droit d’accès limité

Il convient de distinguer trois niveaux d’accès aux documents de la copropriété :

  • les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
  • les documents accessibles individuellement
  • les documents accessibles aux membres du conseil syndical

Le décret du 23 mai 2019 (Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne), pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient ainsi préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin que ce cadre réglementaire et d’apporter davantage de visibilité aux documents qu’il jugera nécessaires en fonction de la qualité du propriétaire.

Documents accessibles à tous les copropriétaires

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés qui y apportent des modifications
  • La dernière fiche synthétique réalisée par le syndic
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble
  • Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité
  • Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
  • L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat
  • Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés
  • Le contrat de syndic en cours

Documents accessibles individuellement au copropriétaire pour son lot

Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot (Article 3) :

  • Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale
  • Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire
  • Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG
  • Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années

Documents accessibles au conseil syndical :

Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
  • Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
  • Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
  • La liste de tous les copropriétaires
  • La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière

La mise à disposition d’un extranet

Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu’ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.

Copropriétaires et conseil syndical ayant des besoins différents en termes d’informations, un accès différencié doit être mis en place en fonction de la nature des documents.

La connexion à l’extranet doit se faire via un identifiant personnel pour garantir la sécurité des données et la fiabilité de l’authentification de chaque copropriétaire.

Dans le cadre de la convocation à l’assemblée générale, la mise à disposition des documents dans l’extranet pourra se substituer à l’envoi courrier sous réserve de l’accord du copropriétaire. La convocation précise alors expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition.

Le syndic de copropriété est tenu d’actualiser les documents mis à disposition dans l’extranet au minimum une fois par an, dans les 3 mois précédant l’AG annuelle.

Notons que l’assemblée générale dispose, toutefois, de la possibilité de dispenser le syndic de mettre en place un extranet (décision prise à la majorité absolue).

QUEL RECOURS SI LE SYNDIC NE RESPECTE PAS CES OBLIGATIONS ?

  1. Lettre de mise en demeure
  2. Assignation en référé injonction

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