A quels documents le copropriétaire a-t-il accès ?

Etre copropriétaire ne vous donne pas forcément accès à tous les documents ayant trait à la copropriété.

C’est pourquoi on parle d’un droit d’accès limité.

Il faut faire la différence entre les documents accessibles de manière dématérialisée et les documents qui doivent faire l’objet d’une demande expresse.

L’accès dématérialisé

Il convient de distinguer trois niveaux d’accès aux documents de la copropriété :

• les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
• les documents accessibles individuellement
• les documents accessibles aux membres du conseil syndical

Le décret du 23 mai 2019 (Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne), pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient ainsi préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin que ce cadre réglementaire et d’apporter davantage de visibilité aux documents qu’il jugera nécessaires en fonction de la qualité du propriétaire.

Documents accessibles à tous les copropriétaires de manière dématérialisée

Article 1

1. “Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2. La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
3. Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4. Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
5. Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6. L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7. Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9. Le contrat de syndic en cours.”

Documents accessibles individuellement au copropriétaire pour son lot de manière dématérialisée

Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot (Article 3) :

• Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale
• Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire
• Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG
• Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années

Documents accessibles au conseil syndical de manière dématérialisée

Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
• Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
• Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
• Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
• La liste de tous les copropriétaires
• La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière

La mise à disposition d’un extranet

Depuis le 1^er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu’ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.

Copropriétaires et conseil syndical ayant des besoins différents en termes d’informations, un accès différencié doit être mis en place en fonction de la nature des documents.

La connexion à l’extranet doit se faire via un identifiant personnel pour garantir la sécurité des données et la fiabilité de l’authentification de chaque copropriétaire.

Dans le cadre de la convocation à l’assemblée générale, la mise à disposition des documents dans l’extranet pourra se substituer à l’envoi courrier sous réserve de l’accord du copropriétaire. La convocation précise alors expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition.

Le syndic de copropriété est tenu d’actualiser les documents mis à disposition dans l’extranet au minimum une fois par an, dans les 3 mois précédant l’AG annuelle.

Notons que l’assemblée générale dispose, toutefois, de la possibilité de dispenser le syndic de mettre en place un extranet (décision prise à la majorité absolue).

Le droit permanent d’accès aux archives papier

La liste du décret précité ne concerne que l’accès par voie dématérialisée.

Pour l’accès non dématérialisé, l’étendue des documents accessibles est bien plus grande.

Le Syndic, archiviste en chef

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 fait du syndic « l’archiviste » de la copropriété. Aux termes de ce texte (al. 1^er) : « Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1 à 3…, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes, ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques »

L’ordonnance du 30 octobre 2019 est intervenue pour poser des règles dans l’alinéa 6 du I de l’article 18 de la loi qui prévoit que le syndic est chargé « d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires. »

Il s’agit d’une obligation de résultat pour les pièces établies par le syndicat ou en sa possession.

Copie et communication

Les archives appartiennent au syndicat, sous la garde du syndic en exercice. Se pose alors la délicate question de leur communication et de la délivrance de copies.

L’article 33 (al. 2) du décret du 17 mars 1967 dispose que

“Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.

Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux.

Il délivre dans les mêmes conditions, copies ou extraits des procès-verbaux, des décisions prises par voie de consultation dans les petites copropriétés, par un seul copropriétaire ou lors d’une réunion sans convocation préalable dans les syndicats dont le nombre de voix est réparti entre deux copropriétaires, ainsi que par le conseil syndical dans le cadre d’une délégation de pouvoirs.

Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie des pièces justificatives des charges de copropriété mentionnées à l’article 9-1 du présent décret, copie du carnet d’entretien de l’immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article.

La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic.”

En l’état, les textes règlent la communication de :

• la comptabilité,
• la délivrance de la copie du carnet d’entretien et des diagnostics techniques,
• les avis des instances concernant le syndicat.
• procès-verbaux d’assemblée et de leurs annexes, ce qui inclut la feuille de présence, l’ordre du jour, les convocations et les pouvoirs – Décr. n^o 67-223, 17 mars 1967, art. 14), et les procurations annexées à la feuille de présence)(Civ. 3^e, 26 févr. 2006, n^o 05-12.992,)
• Par « décisions de justice » relatives à l’immeuble et au syndicat, il semble qu’il faille aussi entendre celles rendues sur les actions intentées par des copropriétaires contre d’autres copropriétaires ou des tiers(13). Le syndic conserve non seulement les pièces de procédure afférentes aux procès dans lesquels le syndicat aurait été partie, mais aussi les copies des assignations visées par l’article 51 du décret.

Qui peut y avoir accès ?

Alors que l’accès dématérialisé réserve certains documents aux seuls membres du conseil syndical, l’accès papier ne fait pas une telle discrimination.

Les textes ne précisent pas non plus à qui peuvent ou doivent être délivrés les copies ou extraits des autres documents, notamment de la liste des titulaires de droits.

Ces documents étant propriété du syndicat formé de la collectivité des copropriétaires, il n’apparaît pas douteux que le syndic doit en délivrer copie ou extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.

Le syndic exerçant une fonction dans le cadre d’un groupement privé, sans aucun caractère public, il ne paraît pas possible qu’il puisse divulguer les documents du syndicat à « tout intéressé », sous réserve d’une injonction du juge par application des articles 138 à 142 du code de procédure civile.

Quel tarif ?

La question de la charge du coût de conservation et de gestion des archives est importante.

La loi Alur a forfaitisé les prestations du syndic.

Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic, prévoit dans l’annexe au contrat de syndic la liste non limitative des prestations incluses dans le forfait au IV, 14^o, d) visant les archives du syndicat et l’accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés. Cette prestation est donc comprise dans le forfait ce que confirme le décret du 26 mars 2015. Le dernier alinéa de l’article 33 du décret confirme que : « la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ».

En revanche le décret du 17 mars 1967 article 33 prévoit dans un alinéa 2 que le syndic « délivre en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux ». Puis dans l’avant-dernier paragraphe de l’article 33 le décret précise que le syndic « remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d’entretien de l’immeuble et le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article ». Le décret du 30 décembre 2015 y a rajouté la « copie des pièces justificatives des charges de copropriété mentionnées à l’article 9-1 du présent décret ».

Transmission des archives au nouveau syndic.

Le nouvel article 18-2 de la loi résultant de la rédaction de l’ordonnance du 30 octobre 2019 prévoit qu’ : « En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Il remet, dans le délai d’un mois à compter de la même date, l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l’alinéa 11 du I de l’article 18, dans un format téléchargeable et imprimable. Dans l’hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. »

Le texte de l’alinéa 2 de l’article 18-2 impose aussi à l’ancien syndic de fournir au nouveau syndic : « l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat après apurement et clôture ».

L’alinéa 3 de l’article 18-2 reprend la sanction prévue précédemment après mise en demeure restée infructueuse. Le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peuvent demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, « sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts ».

On notera donc pour l’ancien syndic le raccourcissement du délai de remise d’un mois à quinze jours et la disparition de la remise des fonds.

Quel recours si le syndic ne respecte pas ces obligations ?

1. Lettre de mise en demeure
2. Assignation en référé injonction

Modèle de courrier

Conseil Syndical

Madame, Monsieur,

En ma qualité de copropriétaire et membre du conseil syndical de notre copropriété, je vous prie de bien vouloir me faire parvenir sans délai par voie électronique conformément au Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 les éléments suivants :

1. Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
2. Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
3. Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
4. Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
5. La liste de tous les copropriétaires
6. La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière

Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.