Un salarié, un avocat collaborateur ou un freelance avance un billet de train, une nuit d’hôtel, un repas ou un abonnement logiciel. Il en demande le remboursement à son employeur, à son cabinet ou à son client. La question arrive aussitôt : faut-il ajouter la TVA à un montant qui en contient déjà ?
Deux intuitions circulent, et elles sont fausses toutes les deux. La première veut qu’un remboursement à l’euro près soit forcément un débours, donc sans TVA. La seconde veut qu’une TVA calculée sur un montant qui contient déjà de la TVA soit une double imposition.
Qui a avancé l’argent ne compte pas. Ce qui compte, c’est pour le compte de qui la dépense a été engagée, puis si la TVA payée au fournisseur était déductible.
Note de frais : avec ou sans TVA ? La réponse en bref
Une note de frais se rembourse sans TVA lorsque la dépense a été engagée au nom et pour le compte de celui qui rembourse, facture à l’appui : c’est un débours (art. 267, II, 2° du CGI) ou la note d’un salarié, qui n’est pas assujetti (art. 256 A du CGI). Dans les autres cas, l’assujetti qui refacture intègre le frais au prix de sa prestation et applique la TVA (BOI-TVA-BASE-10-20-40-30, § 70). Il refacture le hors taxe si la TVA payée était déductible, le toutes taxes comprises si elle ne l’était pas. Son client déduit la TVA de la refacturation (BOI-TVA-DED-30-30-30, § 20).
Débours ou refacturation : la question à se poser en premier
La TVA ne suit pas l’argent. Elle suit l’opération. Deux opérations sont possibles.
Le débours. Celui qui paie agit comme mandataire. Il dépense au nom et pour le compte d’un autre, qui est le véritable acheteur. Le remboursement n’est pas le prix d’un service : il sort de la base de la TVA (art. 267, II, 2° du CGI).
La refacturation. Celui qui paie achète pour les besoins de sa propre prestation. Le frais devient une charge de son activité, puis un élément du prix qu’il facture. Il entre dans la base de la TVA, même facturé à part et au centime près (BOI-TVA-BASE-10-20-40-30, § 70).
Les conditions du débours
L’administration exige des conditions cumulatives (BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 200 à 230) :
- un mandat préalable, en principe explicite ;
- une action au nom du mandant, qui doit apparaître comme tel auprès du fournisseur ;
- une reddition de compte précise au mandant ;
- l’inscription des sommes dans des comptes de passage ;
- la justification de la nature et du montant exact de chaque dépense.
Le nom porté sur la facture du fournisseur est l’indice le plus visible de la deuxième condition. Il ne la résume pas. Une facture adressée à l’intermédiaire reste compatible avec le débours si elle fait apparaître qu’il agit au nom d’autrui (même BOFiP, § 220).
Une erreur courante est de penser qu’un frais remboursé à l’euro près est un débours. Le remboursement exact n’est qu’une condition parmi cinq. Un hôtel réservé par un consultant à son propre nom, pour les besoins de sa mission, reste un élément de son prix, même si le client lui rend exactement la somme payée.
Présenter ce remboursement sur une « facture de débours » séparée n’y change rien. La nature de l’opération ne dépend pas de l’intitulé du document.
Rembourser un frais à l’euro près ne suffit pas à en faire un débours.
Refacturer : sur quelle base, et pourquoi la TVA n’est pas payée deux fois
La base d’imposition d’une prestation s’entend « tous frais et taxes compris, à l’exclusion de la TVA elle-même » (BOI-TVA-BASE-10-20-40-30, § 20). La TVA exclue est celle de l’opération facturée. Une TVA payée en amont et non récupérable fait partie du coût du prestataire, et donc de son prix.
Tout dépend alors d’une seule question : la TVA payée au fournisseur était-elle déductible ?
Le frais dont la TVA est déductible
Prenons un abonnement logiciel de 100 € HT, facturé 120 € TTC. Le prestataire déduit les 20 € de TVA. Son coût réel est de 100 €.
Il refacture 100 € HT, plus 20 € de TVA, soit 120 €. Le client assujetti déduit ces 20 €. La dépense lui coûte 100 €, comme s’il l’avait payée lui-même.
Le frais dont la TVA n’est pas déductible
La TVA grevant le transport de personnes n’est pas déductible, quel que soit le mode de transport : route, fer, air ou eau (art. 206, IV, 2, 5° de l’annexe II au CGI ; BOI-TVA-DED-30-30-30, § 10).
Prenons un billet de train de 100 € HT, soit 110 € TTC au taux de 10 %. Le prestataire ne récupère pas les 10 €. Son coût réel est de 110 €.
Pour récupérer ce coût, il refacture 110 € HT, plus 22 € de TVA au taux de sa prestation, soit 132 €. Le client assujetti déduit les 22 € (BOI-TVA-DED-30-30-30, § 20). La dépense lui coûte 110 €.
Une TVA est bien calculée sur un montant qui contient une TVA. C’est normal : la première est une charge définitive du prestataire, la seconde est la taxe de sa propre prestation, que son client récupère.
Une TVA calculée sur un montant qui contient déjà de la TVA n’est pas une double imposition quand la première n’a pas été récupérée.
L’erreur qui fait payer la TVA deux fois
L’erreur consiste à refacturer toutes taxes comprises un frais dont la TVA a été déduite. Sur l’abonnement de 120 € TTC, le prestataire refacture alors 120 € HT, plus 24 € de TVA, soit 144 €.
Fiscalement, il vend 120 € ce qui lui a coûté 100 € : c’est une marge, et la facture n’est pas irrégulière pour autant. Mais si le contrat prévoit une refacturation au coût, il perçoit 20 € de trop. Et son client, s’il n’est pas assujetti, supporte une TVA de 24 € au lieu de 20 €.
Le salarié : les questions qui se posent
Le salarié doit-il ajouter la TVA à sa note de frais ?
Non, le salarié n’ajoute jamais de TVA à sa note de frais. Les personnes liées par un contrat de travail n’agissent pas de manière indépendante et ne sont pas assujetties (art. 256 A du CGI). Sa note n’est pas une vente : l’employeur lui rembourse la somme qu’il a payée, TVA comprise.
L’employeur rembourse-t-il le montant HT ou TTC ?
L’employeur rembourse le montant TTC, c’est-à-dire ce que le salarié a réellement payé. La question de la TVA se pose ensuite chez l’employeur seul : peut-il déduire celle qui figure sur le justificatif ?
L’employeur peut-il récupérer la TVA d’un ticket de caisse ?
En principe non, l’employeur ne peut pas récupérer la TVA d’un simple ticket de caisse. La déduction suppose une facture établie à son nom (art. 271, II, 1, a du CGI). L’administration admet une exception pour les tickets de restaurant d’un montant inférieur à 150 € HT (impots.gouv.fr, fiche n° 12 sur la facturation électronique).
Et depuis la facturation électronique ?
Lorsque le salarié demande une facture au nom de l’entreprise, le restaurateur doit émettre une facture électronique à destination de celle-ci (impots.gouv.fr, fiche n° 12 précitée). La consigne à donner aux équipes est donc de demander systématiquement une facture à la dénomination de l’entreprise.
Train, avion, hôtel : la TVA est-elle récupérable ?
Pour le train et l’avion, non : la TVA grevant le transport de personnes n’est pas déductible (BOI-TVA-DED-30-30-30, § 10). Pour l’hôtel, les dépenses de logement des dirigeants et du personnel sont exclues du droit à déduction (art. 206, IV, 2, 2° de l’annexe II au CGI ; BOI-TVA-DED-30-30-10). Selon les commentaires publiés sur cette exclusion, les nuits d’hôtel en déplacement y seraient rattachées.
L’avocat collaborateur libéral : les questions qui se posent
Le collaborateur doit-il facturer la TVA sur les frais que le cabinet lui rembourse ?
Oui, en principe, le collaborateur assujetti facture la TVA sur les frais que le cabinet lui rembourse. Ces frais s’ajoutent à la rétrocession d’honoraires et entrent dans le prix de sa prestation (BOI-TVA-BASE-10-20-40-30, § 70). Il en va autrement si la dépense est un débours, ou s’il entre dans la tolérance propre aux collaborateurs.
Quelle est la tolérance propre aux avocats collaborateurs ?
Le BOFiP admet que les frais de transport, d’hôtel et de restaurant du collaborateur lui soient remboursés sans TVA par l’avocat pour lequel il travaille (BOI-TVA-BASE-10-20-40-30, § 150).
Les conditions reprennent celles des débours. Les factures doivent être établies au nom de l’avocat « en premier ». Le collaborateur doit disposer d’un mandat, rendre un compte exact et inscrire les sommes en comptes de passage. Les frais de véhicule personnel sont exclus.
La contrepartie est écrite dans le même paragraphe :
Ni l’avocat collaborateur, ni l’avocat « en premier » ne peuvent déduire la TVA incluse.
BOI-TVA-BASE-10-20-40-30, § 150
La tolérance coûte-t-elle quelque chose ?
La tolérance ne coûte rien pour le train, l’avion et l’hôtel, dont la TVA n’était de toute façon pas déductible. Elle peut coûter pour le restaurant, dont la TVA aurait été déductible hors de ce régime. Le choix se fait donc poste par poste, pas une fois pour toutes.
Un abonnement logiciel ou de la documentation peuvent-ils suivre cette tolérance ?
Non, un abonnement logiciel ou de la documentation n’entrent pas dans la tolérance : elle ne vise que le transport, l’hébergement et la restauration. Pour ces dépenses, deux voies restent ouvertes : faire établir la facture au nom du cabinet, qui déduit lui-même la TVA, ou refacturer avec TVA.
Le collaborateur en franchise en base facture-t-il ses frais ?
Le collaborateur en franchise en base ne facture pas la TVA (art. 293 B du CGI) et ne déduit pas celle qu’il paie (BOI-TVA-DECLA-40-10-20). Il refacture donc ses frais pour leur coût TTC, sans TVA. La TVA qu’il a payée devient une charge que le cabinet ne récupère pas, sauf si la facture est établie au nom du cabinet.
Le collaborateur libéral est payé par rétrocession d’honoraires, et ses frais s’y ajoutent.
Combien gagne un avocat collaborateur selon le cabinet ?
Le freelance et le micro-entrepreneur : les questions qui se posent
Mon client me rembourse exactement mes frais : est-ce un débours ?
Non, un remboursement exact ne fait pas à lui seul un débours. Il faut aussi un mandat, une action au nom du client, une reddition de compte, des comptes de passage et des justificatifs (BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 200 à 230). À défaut, le remboursement est une refacturation.
Les frais refacturés augmentent-ils mon chiffre d’affaires ?
Oui, pour le micro-entrepreneur, les frais engagés à son nom et refacturés au client entrent dans le chiffre d’affaires, sur lequel sont calculées les cotisations et l’impôt. Seuls les débours en sortent, selon Bpifrance Création, qui cite BOI-BNC-BASE-20-20, § 60.
C’est souvent ce coût social, plus que la TVA, qui pousse à qualifier de débours ce qui n’en est pas. La requalification fait alors perdre les deux.
Comment faire pour qu’un frais soit réellement un débours ?
Il faut que le client soit l’acheteur. En pratique, cela suppose un mandat écrit avant la dépense et une réservation au nom du client. La facture doit le désigner, ou mentionner que vous agissez pour son compte. Un compte rendu chiffré accompagne le remboursement.
L’entreprise ou le cabinet qui rembourse : les questions qui se posent
Puis-je déduire la TVA d’une refacturation de frais de train ?
Oui, le client peut déduire la TVA facturée par son prestataire sur la refacturation de frais de transport, même si la TVA du billet n’était pas déductible chez le prestataire (BOI-TVA-DED-30-30-30, § 20). Le frais fait partie du prix de la prestation.
Faut-il préférer le débours ou la refacturation ?
Pour un client assujetti qui déduit la TVA, les deux voies aboutissent au même coût net sur un frais dont la TVA n’est pas déductible. Sur un frais dont la TVA est déductible, le débours et la refacturation au hors taxe se valent aussi. La seule voie coûteuse est la refacturation toutes taxes comprises d’une TVA déjà déduite, ou le débours d’un frais que le client ne pourra pas déduire faute de facture à son nom.
Pour un client particulier, qui ne déduit rien, le débours d’un frais à TVA non déductible évite une TVA supplémentaire. Sur le billet de train pris en exemple, il paie 110 € au lieu de 132 €.
Pour un avocat, la question de la TVA sur les honoraires eux-mêmes, et notamment celle des clients étrangers, se pose en amont.
Faut-il facturer les honoraires d’avocat avec ou sans TVA ?
L’abonnement acheté à l’étranger et la mention « reverse charge »
Les abonnements logiciels sont souvent facturés par des sociétés établies hors de France, sans TVA française, avec une mention « reverse charge ».
La TVA est alors due par le client assujetti établi en France (art. 283, 2 du CGI ; BOI-TVA-DECLA-10-10-20, § 130). Il la déclare, puis la déduit selon les règles ordinaires (même BOFiP, § 530). L’opération est neutre pour lui.
Le client est celui dont le nom et le numéro de TVA intracommunautaire figurent sur la facture. Quand c’est l’indépendant, il autoliquide lui-même puis refacture le hors taxe avec sa propre TVA. Quand c’est l’entreprise, elle autoliquide et rembourse la somme avancée.
Une erreur courante est de penser qu’une facture étrangère sans la mention française « autoliquidation » serait irrégulière. Lorsque le prestataire est établi dans un autre État membre et que le client français est redevable, la facture suit les règles de l’État du prestataire (BOI-TVA-DECLA-30-20-10-20, § 20). Une mention « reverse charge » y est normale. Pour un prestataire établi hors de l’Union, ce BOFiP ne traite pas expressément la situation.
Les articles du CGI cités ici seront transférés, à droit constant, dans le code des impositions sur les biens et services (ordonnance n° 2025-1247 du 17 décembre 2025). L’entrée en vigueur a été reportée au 1er janvier 2027 (ordonnance n° 2026-671 du 27 juillet 2026).
Les mentions à porter sur la note de frais ou la facture
Les formulations ci-dessous se copient telles quelles. Chacune est suivie de celle qu’il ne faut pas écrire.
Vous avez engagé la dépense au nom et pour le compte de votre client, sur son mandat
Débours engagés en votre nom et pour votre compte, conformément à votre mandat écrit préalable, sur factures jointes : 120,00 €. Somme remboursée à l’euro près, portée en compte de passage, hors du champ de la TVA (art. 267, II, 2° du CGI).
À ne pas écrire :
Débours : 120,00 €.
Sans mandat, sans action en son nom et sans reddition de compte, le mot « débours » ne protège rien : la somme sera réintégrée dans votre prix et soumise à la TVA.
Vous refacturez un frais dont vous avez déduit la TVA
Refacturation de frais exposés pour l’exécution de la mission, sur justificatifs joints : 100,00 € HT. TVA au taux de 20 % : 20,00 €. Total : 120,00 € TTC.
À ne pas écrire, si une refacturation au coût est convenue :
Frais : 120,00 € HT. TVA au taux de 20 % : 24,00 €. Total : 144,00 € TTC.
Vous factureriez 20 € de plus que votre coût réel.
Vous refacturez un frais dont la TVA n’était pas déductible
Refacturation de frais de transport exposés pour l’exécution de la mission, pour leur coût toutes taxes comprises non récupérable, sur justificatifs joints : 110,00 € HT. TVA au taux de 20 % : 22,00 €. Total : 132,00 € TTC.
À ne pas écrire :
Frais de transport : 100,00 € HT. TVA au taux de 20 % : 20,00 €. Total : 120,00 € TTC.
Vous perdriez les 10 € de TVA que vous avez payés au transporteur sans pouvoir les récupérer.
Ce que la règle ne dit pas
La règle tient en deux questions : pour le compte de qui la dépense a-t-elle été engagée, et la TVA payée était-elle déductible ? Leur application l’est moins, parce que les factures arrivent rarement au bon nom, que les mandats sont rarement écrits et que la frontière entre débours et refacturation se déplace au premier contrôle.
Les faits comptent autant que le droit, et c’est précisément là qu’intervient l’avocat.
Valentin Simonnet est avocat au Barreau de Paris. Il intervient en contentieux des affaires et en droit pénal des affaires.
