Votre avocat vous demande un email. Le réflexe est universel : vous appuyez sur Transférer. Vous ajoutez un petit mot, vous cliquez sur Envoyer, vous passez à autre chose. Le problème, c’est que ce geste — naturel, instinctif — est précisément la pire façon de transmettre un email à votre avocat.
Le forward réécrit le message au lieu de le transmettre. Il efface des informations techniques essentielles. Il fait sauter des pièces jointes en silence. Et il vous prive d’éléments que seul l’email d’origine contient.
Cet article explique comment éviter ce piège. La méthode varie selon votre messagerie — Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, mobile — mais la logique est la même : transmettre l’email tel qu’il existe sur le serveur, pas une version recomposée par votre client mail.
Pourquoi un email transféré n’est pas une pièce
Quand vous transférez un email, votre messagerie ne déplace pas le message original. Elle en crée un nouveau, dont le corps reprend approximativement le contenu d’origine, le présente avec une typographie différente, transforme les images intégrées en pièces jointes ou les fait sauter, et reformate les en-têtes pour les insérer dans le corps du message — ce qui les rend manipulables à la main.
Trois conséquences concrètes pour votre dossier :
- Les en-têtes techniques disparaissent. Un email contient en réalité plusieurs dizaines de lignes invisibles : champs
Receivedqui retracent le chemin du serveur expéditeur jusqu’à votre boîte, signatureDKIMqui garantit l’intégrité, identifiantMessage-ID, adresses IP. Ces données sont la traçabilité technique du message. Le forward les écrase. - Les pièces jointes sont aléatoires. Selon le client mail et le poids des fichiers, certaines passent, d’autres sont remplacées par un lien expirant, d’autres simplement coupées sans avertissement. Vous ne le voyez pas — votre avocat oui, des semaines plus tard, quand il prépare la communication des pièces.
- La mise en page est massacrée. Gmail ajoute un retrait et une barre verticale, Outlook insère « De : / Envoyé : / À : » en tête, les images inline deviennent flottantes, les couleurs disparaissent. Le rendu n’est plus celui que vous avez reçu.
À quoi s’ajoute un point factuel : un email transféré peut techniquement avoir été modifié entre la réception originale et le forward. La modification est souvent indétectable à l’œil. Un fichier .eml, lui, conserve les éléments techniques (en-têtes complets, signature DKIM si elle existe) qui aident à établir l’intégrité du message.
L’astuce que personne ne donne : mettez votre avocat en CCI
Si l’email n’est pas encore parti, vous tenez la solution la plus simple et la plus propre : ajoutez l’adresse de votre avocat en copie cachée (CCI / BCC) au moment d’envoyer. Aucun export, aucune manipulation, aucune marge d’erreur.
Votre avocat reçoit alors une copie du message identique à celle reçue par les destinataires principaux, avec les en-têtes intacts, les pièces jointes au complet, la mise en page exacte. Le message s’archive dans sa boîte exactement comme dans la vôtre.
Trois points à connaître :
- Le CCI est invisible pour le destinataire principal et pour les autres destinataires en CC. Personne ne sait que votre avocat a reçu une copie. Aucune information stratégique ne fuite.
- Vous gardez la maîtrise de la formulation : c’est vous qui rédigez, comme vous l’auriez fait sans avocat. Votre avocat n’a pas pris la plume à votre place — il assiste à l’envoi, c’est tout.
- Cela vaut autant pour les emails à enjeu que pour les échanges qui peuvent le devenir. Une réponse à votre cocontractant, à votre employeur, à votre voisin, à votre assureur : à partir du moment où le sujet est sensible, le CCI à votre avocat est gratuit en énergie, en clics, en délai — et il vous épargne ensuite l’export
.eml, le tri des pièces, les explications.
Le réflexe à intégrer : dès qu’un email touche un dossier en cours ou un dossier potentiel, votre avocat est en CCI. Aucun export ultérieur, aucune manipulation à votre charge — votre avocat dispose directement du message tel qu’il a été envoyé.
Le format .eml ou .msg : votre pièce telle qu’elle a été reçue
Si l’email a déjà été envoyé ou reçu, l’objectif change : il faut l’extraire de votre boîte sans le faire passer par la moulinette du forward. Les formats .eml (standard ouvert, lisible par tous les clients mail) et .msg (format propriétaire d’Outlook) conservent le message intégralement : corps, mise en page HTML, images inline, pièces jointes attachées, en-têtes techniques complets, signatures DKIM le cas échéant.
Votre avocat ouvre alors le fichier dans son propre client mail, et il voit exactement ce que vous avez vu, comme si le message lui avait été directement adressé.
Sur Outlook (application desktop)
Le plus simple : glisser-déposer. Ouvrez Outlook côte à côte avec votre bureau ou un dossier de votre ordinateur. Cliquez sur le message dans la liste, maintenez, faites-le glisser vers le bureau, relâchez. Outlook crée un fichier .msg portant le titre du message. Vous l’envoyez ensuite en pièce jointe à votre avocat.
Variante via menu : clic droit sur le message → Enregistrer sous → choisir le format Outlook (.msg).
Sur Outlook Web (Outlook.com, OWA)
Ouvrez le message, cliquez sur les trois points horizontaux (Autres actions) en haut du message, puis sur Télécharger (selon les versions, le libellé peut être Enregistrer sous). Le fichier .eml est enregistré dans votre dossier Téléchargements. Si l’option n’apparaît pas, ouvrez le message dans une fenêtre séparée pour faire apparaître le menu complet.
Sur Gmail (navigateur)
- Ouvrez l’email concerné.
- Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite du message (à côté de la flèche Répondre).
- Cliquez sur Télécharger le message.
- Le fichier
.emlest enregistré dans votre dossier Téléchargements. - Joignez-le à un email à votre avocat.
Attention : le Télécharger le message s’applique à un message individuel. Si la conversation comporte plusieurs échanges importants, répétez l’opération pour chacun d’eux.
Sur Apple Mail (Mac)
Glisser-déposer le message depuis la liste d’Apple Mail vers le bureau ou un dossier du Finder. macOS crée un fichier .eml exploitable.
Sur Thunderbird
Clic droit sur le message dans la liste → Enregistrer comme → choisir l’emplacement. Thunderbird produit un fichier .eml natif.
Sur ProtonMail
Connectez-vous à mail.proton.me, ouvrez l’email, repérez la rangée d’icônes sous l’en-tête de l’expéditeur, cliquez sur les trois points (Plus), puis sur Exporter. Le fichier .eml est téléchargé localement.
Sur d’autres webmails (Yahoo, Free, Orange)
Ces webmails ne proposent pas d’export .eml directement par interface. La méthode la plus propre est de configurer le compte dans Apple Mail, Thunderbird ou Outlook, puis de récupérer le message en local par les méthodes ci-dessus. À défaut, exportez en PDF (voir plus bas) — en sachant que vous perdrez les en-têtes techniques.
Sur mobile : la mauvaise méthode, même quand on est pressé
Aucune application mail mobile (iPhone Mail, Gmail Android, Outlook mobile) ne propose d’export .eml natif. Tout ce qu’on trouve sur les forums comme contournement — transférer le mail à soi-même en pièce jointe, passer par une application tierce, faire un PDF depuis l’aperçu d’impression — produit un fichier dégradé.
Sur iPhone Mail, deux astuces produisent un PDF du mail : ouvrir le message, icône Partager (carré avec flèche) puis Créer un PDF dans la feuille de partage ; ou Imprimer suivi d’un pincement à deux doigts sur l’aperçu pour le convertir en PDF, puis Partager. Les deux donnent le même résultat : un PDF du contenu visuel, sans en-têtes ni pièces jointes — c’est une capture, pas une copie technique.
Le bon réflexe est franc : si l’email a une importance pour votre dossier, rouvrez-le sur ordinateur et appliquez l’une des procédures ci-dessus. Trente secondes suffisent. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur, un PDF mobile vaut mieux que rien — mais signalez à votre avocat que c’est une version dégradée, à compléter dès que possible par un .eml.
Le format PDF : la solution de repli, avec un angle mort
Le PDF est utile lorsque le .eml n’est pas accessible : webmails fermés, archives anciennes, contraintes techniques. Il fige le rendu visuel du message — expéditeur, destinataires, date, objet, corps — dans un format universel que tout le monde peut ouvrir.
Pour le générer :
- Sur Gmail (navigateur) : ouvrez le message, cliquez sur l’icône imprimante en haut à droite, puis dans la fenêtre d’impression choisissez Enregistrer au format PDF comme destination. Variante : le bouton Imprimer tout (haut à droite du fil) exporte l’intégralité d’une conversation en un seul PDF.
- Sur Outlook desktop : Fichier > Imprimer, choisissez l’imprimante Microsoft Print to PDF, puis enregistrez.
- Sur Outlook Web : Plus d’actions > Imprimer, puis dans le sélecteur d’imprimante choisissez Enregistrer au format PDF.
- Sur Apple Mail : Fichier > Exporter au format PDF, ou Fichier > Imprimer > PDF > Enregistrer au format PDF.
L’angle mort à connaître : le PDF imprimé ne contient pas les en-têtes techniques (Received, DKIM-Signature, Message-ID, IP d’origine). Ces données restent dans la version originale du mail, sur le serveur, mais n’apparaissent ni dans le rendu visuel ni dans le PDF qui en résulte. Le PDF capture donc le contenu — ce qui a été dit — mais pas la traçabilité technique — par qui, quand, depuis où, avec quelle authentification.
Pour la majorité des dossiers, cela suffit. Pour un dossier où l’authenticité de l’email sera contestée — litige avec un cocontractant qui prétend ne pas avoir envoyé, soupçon de spoofing, falsification alléguée — le .eml reste la seule solution. C’est lui qui contient les éléments techniques permettant d’approcher les conditions d’identification de l’auteur et d’intégrité posées par l’article 1366 du Code civil pour les écrits électroniques. Le PDF imprimé en efface l’essentiel ; il ne peut pas non plus se prévaloir de la présomption de copie fiable au sens de l’article 1379 du Code civil et du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, dont les exigences techniques (horodatage, empreinte électronique) ne sont jamais remplies par un simple « Enregistrer au format PDF ».
Pourquoi une capture d’écran ne suffit pas
C’est un cas que je vois chaque semaine en première consultation : le client envoie une capture d’écran de son téléphone ou de son écran. Visuellement parfait, mais à exploiter avec précaution.
Une capture d’écran ne garantit ni la provenance (n’importe quelle application de messagerie peut être maquillée), ni l’intégrité (le contenu est trivialement modifiable dans un éditeur d’image), ni la date d’envoi (l’horloge affichée est celle du téléphone, pas du serveur). Elle constitue, dans le meilleur des cas, un élément à compléter par d’autres preuves — voire, à certaines conditions, un commencement de preuve par écrit au sens de l’article 1362 du Code civil, qui ne suffit pas seul.
Pour discuter de la recevabilité d’une preuve fragile ou de la stratégie face à une pièce adverse contestée comme un faux, le détail technique du format compte autant que la preuve elle-même.
Si vous avez l’email dans votre boîte, exportez le .eml. Si vous n’avez qu’une capture, faites-la constater par un commissaire de justice sur votre appareil, en sa présence, avec horodatage.
Vous n’avez plus accès à la boîte mail ?
Cas fréquent : ancien employeur qui a fermé votre adresse professionnelle, compte supprimé après un litige, suppression accidentelle. Vous savez que l’email a existé, vous ne l’avez plus. Trois pistes :
- Demander à l’expéditeur une copie du message au format
.eml. Si l’expéditeur est un tiers neutre (un fournisseur, un assureur, une administration), la demande peut aboutir simplement. S’il est l’adversaire, elle doit être formalisée par votre avocat. - Demander à un autre destinataire : si l’email comportait plusieurs destinataires (CC, CCI dont vous étiez informé), un autre destinataire peut vous le retransmettre au format
.eml. - Engager une procédure sur le fondement de l’article 145 du Code de procédure civile : ordonnance sur requête ou en référé pour obtenir, avant tout procès, la communication d’éléments par un tiers (employeur, fournisseur d’accès, hébergeur de messagerie) lorsqu’il existe un motif légitime de conserver ou d’établir la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d’un litige. Cette voie suppose une saisine du juge.
Comment nommer vos fichiers pour aider votre avocat
Un dossier contentieux, c’est souvent vingt à cent emails à classer, numéroter, communiquer au tribunal. Un nommage homogène vous fait gagner du temps et évite les confusions. Le format que je recommande à mes clients :
AAAAMMJJ_objet-court.eml
Quelques exemples :
20250305_email-bailleur-mise-en-demeure.eml20250112_email-assurance-refus-prise-en-charge.eml20250301_email-employeur-convocation-entretien.eml
La date au début garantit le tri chronologique automatique. L’objet en minuscules, sans accents ni espaces (remplacés par des tirets), évite les problèmes de compatibilité entre systèmes. La manipulation prend dix secondes par fichier — et fait gagner un temps considérable au stade de la communication des pièces.
Questions fréquentes
Le PDF d’un email a-t-il la même valeur juridique qu’un fichier .eml ?
Pas exactement. Le .eml préserve les éléments techniques (en-têtes complets, signature DKIM, Message-ID, IP du serveur expéditeur) qui permettent de discuter sérieusement l’identification de l’auteur du message et son intégrité — soit les conditions posées par l’article 1366 du Code civil pour qu’un écrit électronique ait la même force probante qu’un écrit papier. Le PDF imprimé n’en conserve que la représentation visuelle, et ne remplit pas non plus les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 pour bénéficier de la présomption de copie fiable. Pour un dossier où l’authenticité ne sera pas contestée, le PDF suffit en pratique. Pour un dossier sensible, exigez le .eml.
Mon avocat peut-il ouvrir un fichier .msg si je suis sur Mac et lui aussi ?
Le format .msg est propriétaire à Outlook. Il s’ouvre sans difficulté sur tout poste équipé d’Outlook desktop. Sur macOS sans Outlook installé, il faut une visionneuse tierce ou Outlook pour Mac. En cas de doute, préférez le format .eml, qui est universel et ouvert par tous les clients mail (Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Outlook).
Mon fichier .eml est trop volumineux pour être joint à un email — comment l’envoyer ?
Utilisez un service de transfert de fichiers chiffrés (WeTransfer, SwissTransfer, lien sécurisé OneDrive ou Google Drive). Demandez à votre avocat son canal préféré — beaucoup de cabinets disposent d’un espace client sécurisé pour ce type d’envoi.
Faut-il exporter aussi les pièces jointes séparément ?
Non. Le .eml ou le .msg contient déjà les pièces jointes attachées. Votre avocat les récupérera en ouvrant le fichier. Exporter les pièces jointes séparément est utile uniquement si vous souhaitez en faire usage indépendamment du mail dans lequel elles ont été transmises.
Puis-je supprimer l’email original après l’avoir exporté ?
Surtout pas. Conservez l’email dans votre boîte, et de préférence dans un dossier dédié au litige. Le .eml exporté est une copie locale ; le message reste, par ailleurs, sur les serveurs de votre messagerie. Tant que le contentieux peut évoluer, gardez l’accès à cet original sur le serveur — il est utile en cas de constat ultérieur ou de toute vérification.
Quand le format de la pièce ne suffit plus
Connaître la bonne méthode d’export ne règle qu’une partie de la question. Toutes les pièces ne se valent pas, toutes les preuves ne se constituent pas de la même manière, et chaque dossier comporte des particularités — un email signé électroniquement, un échange dont l’authentification est contestée, un message extrait d’un téléphone professionnel — qui appellent une stratégie probatoire spécifique.
C’est précisément là que la consultation prend tout son sens : sur les éléments dont vous disposez, sur ceux qu’il manque, sur la manière de les obtenir, et sur ce qu’il faut faire constater avant qu’il ne soit trop tard.
Pour un rendez-vous : simonnetavocat.fr/prendre-rendez-vous.
Valentin Simonnet est avocat au Barreau de Paris. Il intervient en contentieux des affaires et en droit pénal des affaires.
